Fondos de reserva en Ecuador: 8,33 % mensual desde el segundo año

El fondo de reserva es la prestación que más se olvida en las liquidaciones de Ecuador, porque no aparece en el primer año y después corre en silencio cada mes. El Código del Trabajo lo define como «trabajo capitalizado»: un mes de sueldo por cada año de servicio a partir del segundo. Aquí va cómo se calcula, cómo se paga y por qué las horas extra mal registradas lo reducen.

Qué es y desde cuándo corre

El artículo 196 dice que todo trabajador que preste servicios por más de un año tiene derecho a que el empleador le abone una suma equivalente a un mes de sueldo o salario por cada año completo posterior al primero. Esas sumas forman su fondo de reserva, y el trabajador no pierde este derecho por ningún motivo.

Tres reglas complementan el cómputo:

• Primer año. Quien se separa o es separado antes de completar el primer año no tiene derecho al fondo; pero si regresa con el mismo empleador, el tiempo anterior se suma al posterior (artículo 197).
• Cambio de dueño. Si el negocio cambia de propietario, arrendatario o usufructuario, el sucesor responde solidariamente con el anterior, y el cambio no interrumpe el tiempo de servicio (artículo 198).
• Protección. El fondo no puede embargarse, cederse ni renunciarse, salvo las retenciones que permite el artículo 200.

Cuánto es: la doceava parte, el 8,33 %

Un mes de sueldo al año, repartido en doce meses, es la doceava parte de la remuneración mensual. Al redondear 1 ÷ 12 se obtiene el 8,33 % que se ve en los roles de pago. La base no es solo el sueldo: el artículo 196 remite al artículo 95, que incluye todo lo recibido en dinero, servicios o especies, con las horas suplementarias y extraordinarias, comisiones y retribuciones normales.

Quedan fuera:

• Las utilidades, porque el artículo 102 dice que no se consideran remuneración para el fondo de reserva.
• El décimo tercero, excluido por el artículo 112.
• El décimo cuarto y los demás conceptos que el artículo 95 excluye.

Ejemplo de un mes con horas extra

Un chofer con dos años en la empresa gana USD 780 al mes. En marzo tuvo horas suplementarias.

Si el sistema no registró las 10 horas, el fondo de ese mes sale en USD 65,00. Son USD 4,06 de diferencia en un solo mes, que se repiten en cada mes con extras no registradas. Los recargos se explican en la nota de horas suplementarias y extraordinarias.

Cómo se paga: directo o en el IESS

El artículo 201, reformado en 2009, dice que las cantidades del fondo de reserva se depositan mensualmente en el IESS cuando el trabajador está afiliado y ha decidido no recibirlas de manera mensual y directa por parte del empleador. Es decir, hay dos caminos:

Si el trabajador no está afiliado, el artículo 202 manda que el empleador le entregue directamente, al separarse del servicio y por cualquier motivo, el valor total del fondo más intereses del 6 % anual sobre cada fondo desde la fecha en que se causó. A eso se suma la responsabilidad por no haberlo afiliado desde el primer día, que exige el artículo 73 de la Ley de Seguridad Social; lo repasamos en la nota de afiliación y aportes al IESS.

La forma de solicitar la modalidad, los plazos del depósito y los recargos por mora los fija el IESS; para los detalles operativos de tu empresa, consulta con tu asesor laboral.

Cuándo empieza exactamente y casos de liquidación

El derecho nace con el primer año completo de servicio, así que el primer pago corresponde al mes número 13. Algunos casos prácticos:

Para una persona que sale con fondos pendientes, el cálculo de cada mes debe usar la remuneración de ese mes, no el último sueldo. Si en algún mes hubo horas extra o comisiones, el valor de ese mes es mayor. Por eso no sirve reconstruir el fondo con una multiplicación simple del sueldo por los meses: hay que tener el historial mes a mes.

Otra duda habitual es el trabajador a jornada parcial. El artículo 82 manda pagar los beneficios de ley en proporción a la jornada completa; como el fondo se calcula sobre la remuneración real del mes, ya sale proporcional por sí solo.

Qué registro necesitas para no equivocarte

El fondo de reserva depende de dos datos que vienen del área de personal y del control de asistencia:

1. Fecha de ingreso exacta, y reingresos con el mismo empleador, para saber cuándo empieza a correr.
2. Remuneración real de cada mes, con horas suplementarias y extraordinarias aprobadas.
3. Modalidad elegida por cada trabajador: directo o en el IESS.
4. Cambios de razón social o de dueño, que no cortan el tiempo de servicio.

En Time Dalton la ficha del colaborador guarda su fecha de ingreso, y las horas extra salen de las marcaciones en el kiosko web o en la app con foto, comparadas contra el turno. Las horas quedan pendientes hasta que un supervisor las aprueba con segunda firma, y los reportes exportan a Excel o por API las horas por persona y por mes. En Ecuador Time Dalton no calcula la nómina ni el fondo de reserva: entrega los datos para tu sistema de nómina. Si conviertes horas y minutos a decimales para el rol, usa la calculadora de minutos a horas decimales o revisa cómo calcular horas trabajadas para nómina.

Mira la página de control de asistencia en Ecuador o prueba la demo para ver cómo quedan las horas aprobadas de un mes.