Afiliación al IESS: aviso de entrada, novedades y base de aportes

Afiliar a tiempo es una de las obligaciones que más se revisan en Ecuador, porque toca dos instituciones a la vez: el Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social (IESS), que cobra los aportes, y el Ministerio del Trabajo, que sanciona al empleador que no afilia. Esta nota repasa los plazos de la Ley de Seguridad Social, qué valores forman la base de aportación y por qué el control de asistencia termina siendo parte del cálculo.

Los plazos: primer día, 15 días y 3 días

El artículo 73 de la Ley de Seguridad Social y el numeral 31 del artículo 42 del Código del Trabajo fijan tres momentos:

Sobre el conteo: la ley habla de «término» para las novedades, que en Ecuador suele entenderse en días hábiles. En el ejemplo saltamos el fin de semana; si en el medio cae un feriado, confirma con tu asesor laboral cómo lo cuentas.

Dos precisiones de la misma norma:

• Sector agrícola. Los empleadores agrícolas están exentos de remitir los avisos de entrada y de salida, y el tiempo de servicio se acredita igual.
• Mora. Si los aportes no se pagan en plazo, el empleador queda en mora y con responsabilidad patronal, según el reglamento del IESS.

No confundas el aviso de entrada al IESS con el registro del contrato en la plataforma del Ministerio del Trabajo, que tiene su propio plazo de 15 días según el artículo 6 del Acuerdo MDT-2023-140. Son dos trámites distintos; los explicamos en la nota sobre registros ante el Ministerio del Trabajo.

Qué entra en la base de aportación

El artículo 11 de la Ley de Seguridad Social define la materia gravada del afiliado en relación de dependencia: el sueldo básico mensual más los valores por trabajos extraordinarios, suplementarios o a destajo, comisiones, sobresueldos, gratificaciones, honorarios, participación en beneficios y cualquier otra remuneración accesoria que tenga carácter normal en la empresa. La compensación económica para el salario digno no es materia gravada.

Y fija un piso: para el aporte, el sueldo básico mensual nunca puede ser inferior al salario básico unificado (USD 482 en 2026, según el Ministerio del Trabajo) o al básico sectorial que corresponda.

Lo que el Código del Trabajo excluye expresamente de la base del IESS:

• Décimo tercer sueldo (artículo 112).
• Utilidades (artículo 102).

Ejemplo con horas extra

Una asistente contable gana USD 600 al mes. En octubre hizo 10 horas suplementarias diurnas, aprobadas y pagadas con el sueldo del mes.

Si las horas extra no se aprueban a tiempo y se pagan en noviembre, la base de octubre queda en USD 600 y la de noviembre sube. Por eso conviene cerrar la aprobación de horas antes del corte del rol. Para las reglas del recargo revisa la nota sobre horas suplementarias y extraordinarias.

Los porcentajes de aporte personal y patronal los fija el IESS por resolución. No los citamos porque no pudimos leer la resolución vigente: consulta con tu asesor laboral o en el portal del IESS.

Exhibir planillas y otras obligaciones conexas

El numeral 32 del artículo 42 del Código obliga a las empresas registradas en el IESS a exhibir, en un lugar visible para todos los trabajadores, las planillas mensuales de aportes individuales y patronales y las de fondo de reserva. El incumplimiento lo sanciona el IESS con una multa de un salario mínimo vital cada vez, y cualquier persona puede denunciarlo.

En la inspección del Ministerio del Trabajo, no afiliar (artículo 42, numeral 31) está en la tabla de infracciones muy graves del Acuerdo MDT-2023-140: desde 4,17 SBU para empresas de 1 a 9 trabajadores (unos USD 2.010 con el SBU de 2026) hasta 20 SBU para las de 541 o más. Exhibir las planillas (numeral 32) está entre las leves.

Las novedades que salen del control de asistencia

Varias novedades que hay que avisar al IESS en 3 días nacen de la asistencia:

• Enfermedad. El primer día de ausencia con certificado debería quedar registrado como incidencia el mismo día, porque además corre el plazo de 3 días del artículo 177 del Código para que el trabajador la comunique. Lo detallamos en la nota sobre enfermedad y subsidio del IESS.
• Salida. La fecha real de salida es la de la última marcación o la del acta, no la del día en que se entera recursos humanos.
• Variación de sueldo. Un cambio de jornada parcial a completa cambia el sueldo y debe avisarse.

Un registro con fecha y hora evita que la historia laboral del IESS y la de tu empresa digan cosas distintas.

Cómo ayuda Time Dalton

Time Dalton no se conecta con el IESS ni presenta avisos: en Ecuador no tiene nómina integrada. Lo que sí hace es dejarte las fechas y las horas listas. Cada marcación se hace en el kiosko web o en la app con foto, las ausencias quedan como incidencias con su motivo y las horas extra pasan por aprobación con segunda firma antes del corte. Al cierre exportas a Excel o por API las horas ordinarias y suplementarias por persona y por mes, que es lo que necesitas para calcular la base de aportación.

Si todavía consolidas la asistencia en hojas de cálculo, revisa cómo pasar del Excel a un sistema de asistencia. Mira la página de control de asistencia en Ecuador o prueba la demo.