Registros ante el Ministerio del Trabajo: contratos, décimos y finiquitos

Buena parte del cumplimiento laboral en Ecuador ya no se demuestra con papeles en un archivo, sino con registros en la plataforma del Ministerio del Trabajo, la que todo el mundo llama SUT. Cada registro tiene su plazo y su multa fija, y en una inspección lo primero que se revisa es si están. Esta guía arma el calendario completo con el Acuerdo Ministerial MDT-2023-140 y explica qué datos de asistencia sostienen cada uno.

La base: cuenta, registro de trabajadores y contratos

El acuerdo parte de tres obligaciones:

• Cuenta en la plataforma (artículos 3 y 7): registrarse, suscribir el acuerdo de uso de medios electrónicos y mantener la información actualizada.
• Registro de trabajadores activos (artículo 6): con los datos del artículo 42, numeral 7 del Código del Trabajo (nombre, edad, procedencia, estado civil, clase de trabajo, remuneraciones, fechas de ingreso y salida, dirección y correo).
• Contratos: se registran hasta en un término de 15 días posteriores al ingreso del trabajador. El contrato puede ser escrito o verbal (artículo 5), pero el registro es obligatorio.

Además, el artículo 4 permite guardar los datos de los trabajadores en repositorios digitales, con el mismo valor que los documentos físicos. Eso incluye tus registros de asistencia, siempre que puedas producirlos completos cuando te los pidan.

Un registro que no va al Ministerio sino al IESS: el aviso de entrada dentro de los primeros 15 días y las novedades (cambio de sueldo, enfermedad, salida) dentro de los 3 días siguientes al hecho (artículo 73 de la Ley de Seguridad Social). Si teletrabajas, el contrato originario en teletrabajo se registra en 30 días y el período de teletrabajo pactado en un contrato vigente, en 15 (artículo 9 del Acuerdo MDT-2022-237); el detalle está en la nota de teletrabajo en Ecuador.

El calendario anual de registros

Los registros de pagos se ordenan por el noveno dígito del RUC o de la cédula del empleador (artículos 11 y 18):

Dos fechas previas que dependen del trabajador:

• Acumulación de décimos (artículo 9): quien quiera recibirlos acumulados lo pide por escrito en los primeros 15 días de enero; quien ingresa durante el año, hasta 15 días después de su ingreso. El cambio de modalidad también se pide hasta el 15 de enero.
• Cargas familiares para el 5 % de utilidades (artículo 16): se acreditan hasta el 31 de marzo del año en que se reparten.

Los periodos de cálculo (artículo 10) son del 1 de diciembre al 30 de noviembre para el décimo tercero, del 1 de marzo al último día de febrero para el décimo cuarto de Costa e Insular y del 1 de agosto al 31 de julio para Sierra y Amazonía. Los cálculos están en las notas del décimo tercer sueldo y del décimo cuarto sueldo.

El servicio doméstico no sigue el cronograma: el registro se imprime y lo firman el empleador y el trabajador (artículo 12).

Registros por evento: finiquito y reglamento

• Acta de finiquito (artículo 19): al terminar una relación laboral, el empleador la elabora en la plataforma, la hace firmar y la carga en PDF en un plazo máximo de 30 días. Si el trabajador no cobra o rechaza la liquidación, se consigna en el Ministerio dentro de los 15 días siguientes, tras la revisión del inspector, que pide roles, horas extra, descuentos, contratos y comprobantes de décimos y utilidades (artículo 20).
• Reglamento interno (artículo 22): obligatorio desde que la empresa tiene más de 10 trabajadores, con 30 días para registrarlo. Ver la nota del reglamento interno de trabajo.

Cuánto cuesta no registrar

La tabla de sanciones especiales del artículo 36 fija montos en dólares, que no dependen del tamaño de la empresa:

Ejemplo: una constructora contrató 12 obreros para una obra y registró 8 a tiempo, 2 tarde y 2 nunca. Al terminar la obra no registró ninguna de las 12 actas de finiquito. Multas posibles: 2 × 25 + 2 × 50 + 12 × 200 = USD 2.550, antes de mirar si pagó bien las horas suplementarias. Las multas por otras infracciones se explican en la nota sobre la inspección del Ministerio del Trabajo.

Qué datos de asistencia sostienen cada registro

Los registros del SUT son declaraciones; la prueba está detrás:

• Décimo tercero: se calcula sobre todo lo percibido en el período, incluidas las horas suplementarias y extraordinarias. Sin un registro de horas aprobadas, la base es discutible.
• Utilidades: el 10 % se reparte según los días trabajados por cada persona en el año fiscal (artículo 15). Las altas, bajas y licencias tienen que cuadrar con tus registros.
• Finiquito: el inspector revisa horas extra y descuentos; cada descuento necesita su incidencia registrada.

Si estos datos hoy viven en hojas de cálculo sueltas, la guía para pasar del Excel a un sistema de asistencia propone cómo migrarlos sin perder el histórico.

Cómo lo resuelve Time Dalton

Time Dalton no se conecta con el SUT ni hace los registros por ti, y en Ecuador no tiene nómina integrada. Lo que sí hace es producir los datos que esos registros necesitan: días trabajados por persona y por período, horas ordinarias, suplementarias y extraordinarias aprobadas con segunda firma, faltas justificadas e injustificadas y fechas de alta y baja por sede. Las marcaciones llegan del kiosko web o de la app con foto, también sin conexión, y todo se exporta a Excel o por API para tu contador o tu sistema de nómina.

Mira la página de control de asistencia en Ecuador o prueba la demo para ver el reporte de días trabajados.