Reglamento interno de trabajo en Ecuador: registro, multas y horarios

El reglamento interno es el documento que vuelve exigibles tus reglas de asistencia. Sin él, puedes descontar el tiempo no trabajado, pero no puedes multar, y una causal de indisciplina pierde fuerza ante el inspector. En Ecuador tiene dos capas de regulación: el artículo 64 del Código del Trabajo y el Acuerdo Ministerial MDT-2023-140, que fija quién debe registrarlo y en qué plazo. Esta guía junta las dos y propone qué escribir sobre horarios y control de asistencia.

Quién está obligado y en qué plazo

El artículo 22 del Acuerdo MDT-2023-140 obliga a todo empleador con más de 10 trabajadores, del sector privado o público bajo el Código del Trabajo y de la economía popular y solidaria, a elaborar y registrar su proyecto de reglamento interno en la plataforma informática del Ministerio del Trabajo para su aprobación.

El procedimiento (artículos 23 y 24): completas la información en el sistema, adjuntas el proyecto en PDF firmado y el Director Regional del Trabajo y Servicio Público de tu domicilio emite la resolución de aprobación. Si se niega, hay que ingresar el trámite de nuevo. El Ministerio hace después un control aleatorio de cumplimiento y aplicación.

El artículo 64 del Código agrega dos reglas que siguen vigentes:

• Sin aprobación, el reglamento no surte efecto en todo lo que perjudique a los trabajadores, especialmente en sanciones.
• Copia visible: la copia auténtica debe enviarse a la organización de trabajadores y fijarse permanentemente en lugares visibles del trabajo.

Qué puede y qué no puede decir sobre sanciones

El reglamento no puede ir más allá del Código. Los límites que más afectan a la asistencia:

• Multas solo si están en el reglamento aprobado (artículo 44, literal a).
• Tope del 10 % de la remuneración por concepto de multas (artículo 44, literal b). Con un sueldo de USD 600, el máximo de multas que puedes retener es USD 60.
• Nada de suspensión como sanción (artículo 44, literal i). Un reglamento que diga «tres atrasos equivalen a un día de suspensión sin sueldo» es contrario a la ley en ese punto.
• Sin indemnización por faltas (artículo 54, último inciso).
• Destino de las multas: el 50 % de las multas por incumplimiento del contrato se entrega a la asociación a la que pertenezca el trabajador multado (artículo 42, numeral 23).

A cambio, el reglamento aprobado te da dos herramientas: el trabajador está obligado a cumplirlo (artículo 45, literal e) y la indisciplina o desobediencia graves a los reglamentos internos legalmente aprobados es causa de visto bueno (artículo 172, numeral 2). La diferencia entre descontar y multar está explicada en la nota sobre faltas y atrasos en Ecuador.

Qué incluir en el capítulo de jornada y asistencia

Un capítulo útil responde, por escrito, las preguntas que hoy resuelve cada supervisor a su manera:

1. Horarios y turnos. Hora de entrada, salida y división de la jornada si la hay (el artículo 57 permite un reposo de 30 minutos a 2 horas después de las cuatro primeras horas, por acuerdo). El horario también debe exhibirse en lugar visible (artículo 63).
2. Medio de registro. Cómo se marca (kiosko, app), qué pasa si el equipo falla y quién corrige una marcación olvidada.
3. Tolerancia. Si hay minutos de gracia, cuántos y si se acumulan.
4. Atrasos y salidas anticipadas. Cómo se descuenta el tiempo no trabajado (artículo 59) y, si decides multar, la escala y su tope.
5. Justificación de faltas. Plazo para avisar (el trabajador debe dar aviso cuando falta por causa justa, artículo 45, literal f) y qué documento se acepta.
6. Horas suplementarias. Quién las autoriza por escrito y el tope de 4 al día y 12 a la semana del artículo 55; el detalle está en la nota de horas suplementarias y extraordinarias.
7. Datos personales. Si el registro usa foto o cotejo facial, la finalidad, el tiempo de conservación y quién accede, en línea con la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales.

La guía para redactar una política de asistencia y puntualidad tiene un modelo de cláusulas que puedes adaptar a este capítulo.

Ejemplo de escala de multas dentro del tope

Una empresa con sueldo base de USD 700 quiere sancionar atrasos reiterados:

El tiempo no trabajado se descuenta aparte, en proporción. La escala solo vale si está en el reglamento aprobado y se aplica igual a todos.

Sanciones por no tenerlo

El artículo 25 del Acuerdo MDT-2023-140 dice que el incumplimiento del registro es causal de sanción, y el artículo 36 fija USD 200 por no registrar el reglamento interno. Además, la tabla del artículo 35 clasifica como infracción grave el incumplimiento del artículo 42, numeral 12 del Código, que obliga al empleador a sujetarse al reglamento interno legalmente aprobado. Es decir, también se sanciona tener el reglamento y no cumplirlo. Los montos dependen del número de trabajadores y se explican en la nota sobre la inspección del Ministerio del Trabajo.

Cómo lo resuelve Time Dalton

Lo que escribas en el reglamento lo configuras en Time Dalton: turnos y rol por sede, tolerancia de entrada, feriados, tope de horas extra y quién las aprueba con segunda firma. El kiosko web y la app con foto registran cada marcación, y el sistema genera las incidencias que el reglamento define: tardanza, falta, salida anticipada o descanso excedido.

Así el reglamento deja de ser un papel en la pared y se aplica igual a todos, con una bitácora que no se edita. En Ecuador Time Dalton no calcula la nómina ni aplica las multas: exporta las incidencias a Excel o por API. Mira la página de control de asistencia en Ecuador o prueba la demo.