Reloj checador gratis: qué revisar antes de usar una app

Un reloj checador gratis puede servir a un equipo pequeño en México, pero antes de usarlo revisa cuatro cosas: si las marcaciones se pueden editar sin rastro, si conservas el historial el tiempo que pide la Ley Federal del Trabajo, cómo trata las fotos o huellas de tu personal y cuánto tiempo cuesta pasar sus datos a la nómina.

Buscar «reloj checador gratis» es razonable: si tienes ocho personas, pagar por un sistema parece excesivo. El problema no es que la app sea gratuita, sino lo que no revisaste antes de confiarle el registro de tu plantilla. Esta guía te da los criterios para decidir con calma, incluido cuándo sí conviene una opción gratuita. Revisado al 12 de octubre de 2026.

¿Qué suele incluir una app de asistencia gratuita?

Las opciones gratuitas varían mucho y cambian sus condiciones con el tiempo, así que revisa siempre las de la versión que vayas a usar. En general, las versiones gratuitas suelen limitar alguna de estas cosas:

• Número de usuarios o de sedes.
• Historial: cuántos meses de marcaciones se conservan o se pueden consultar.
• Exportación: si puedes descargar todo en Excel o sólo ver resúmenes.
• Controles contra fraude: foto, ubicación, verificación de la persona.
• Soporte: quién te responde si un día no puedes marcar.

Nada de esto es malo por sí mismo. Lo importante es saber qué límite tiene la tuya antes de que lo descubras en medio de una inspección o un juicio.

Las cuatro preguntas que debes hacerte

1. ¿Se pueden editar las marcaciones sin dejar rastro?

Si cualquier administrador puede cambiar la hora de entrada de una persona y no queda registro del cambio, el control vale poco. En un juicio, el patrón tiene la carga de probar las faltas y la jornada cuando hay controversia (artículo 784 de la LFT). Un registro que se pudo modificar sin rastro es fácil de cuestionar. Busca que las correcciones queden como anulaciones o agregados con motivo y responsable.

2. ¿Puedes conservar el historial lo que pide la ley?

El artículo 804 de la LFT obliga a conservar los controles de asistencia durante el último año de la relación laboral y un año después de que termine. Si no los presentas en juicio, se presumen ciertos los hechos que afirme el trabajador (artículo 805). Si la app gratuita sólo guarda tres meses o cierra la cuenta por inactividad, tienes que exportar y guardar por tu cuenta. El detalle está en registro de asistencia: obligaciones del patrón.

3. ¿Cómo trata los datos biométricos?

Si la app usa huella o reconocimiento facial, maneja datos personales sensibles. La LFPDPPP exige consentimiento expreso y por escrito para tratarlos (artículo 8). Pregunta dónde se guardan, quién tiene acceso, si se usan para algo más y cómo se borran. Si la app no tiene un aviso de privacidad claro, el responsable frente a tu personal sigues siendo tú.

4. ¿Cuánto tiempo te cuesta pasar los datos a la nómina?

Lo gratuito puede salir caro en horas de captura. Si cada quincena alguien pasa marcaciones a un Excel, calcula retardos a mano y arma las horas extra, ese tiempo tiene un costo. Mídelo con la calculadora de tiempo de captura de asistencia.

Ejemplo: lo gratis frente a lo que cuesta capturar

Ejemplo con cifras supuestas: una empresa de 15 personas usa una app gratuita que no calcula retardos ni horas extra. Cada quincena, la encargada de administración pasa tres horas exportando, revisando y corrigiendo en una hoja de cálculo; son seis horas al mes. Si su costo por hora es de $90, la captura cuesta $540 al mes, sin contar los errores que se cuelan en la nómina ni el tiempo de aclararlos con cada persona.

La comparación justa no es «gratis contra pago», sino el costo total de cada opción: licencia, horas de captura, errores en nómina y riesgo de no poder probar la jornada en un juicio. A veces la opción gratuita sigue ganando; lo importante es que lo decidas con esos cuatro números a la vista.

Lo nuevo de 2026: el registro electrónico de la jornada

La reforma publicada en el DOF el 1 de mayo de 2026 añadió la fracción XXXIV al artículo 132 de la LFT: el patrón debe registrar de manera electrónica la jornada de cada persona, con hora de inicio y de finalización, y entregarla a la autoridad cuando la pida. El registro hará prueba plena si se acredita que fue acordado con la persona trabajadora. Incumplir tiene una multa de 250 a 5,000 UMA (artículo 994, fracción IV Bis).

Las disposiciones de la STPS que definirán a quién aplica y qué excepciones hay entran en vigor el 1 de enero de 2027. Al 12 de octubre de 2026 no las localizamos publicadas en el DOF, así que nadie puede asegurarte hoy que una app, gratuita o de pago, «cumple»: lo que sí puedes asegurar es que tu registro sea electrónico, con hora confiable, y que lo puedas entregar completo.

Tabla rápida para comparar

La lista completa de 25 puntos está en cómo elegir un reloj checador.

¿Cuándo sí conviene una opción gratuita?

• Equipos muy pequeños, en una sola sede, con horarios fijos.
• Cuando quieres probar si tu equipo adopta la marcación antes de invertir.
• Como paso intermedio para dejar la libreta, siempre que exportes y guardes el historial.
• Cuando todo el equipo trabaja a la vista del dueño y no necesitas foto, ubicación ni revisión de marcaciones.

En cambio, si tienes varias sedes, personal en campo, turnos rotativos o más de una persona que corrige registros, los límites de una versión gratuita aparecen rápido.

Si vienes de una libreta o una hoja de cálculo, la guía para pasar del Excel a un sistema de asistencia te ayuda a ordenar la transición.

¿Y Time Dalton?

Time Dalton es un software de reloj checador y control de asistencia en la nube para empresas de México y Latinoamérica, y no es gratuito. Cuesta $49 (Básico), $69 (Profesional) o $99 (Empresa) MXN + IVA por colaborador activo al mes, con un mínimo de 10 colaboradores y 2 meses gratis en pago anual.

Lo que sí es gratuito es la demo: crea una empresa de prueba al momento, con datos de ejemplo, y se reinicia cada 24 horas. También son gratuitas las calculadoras laborales del sitio. Si después de probar quieres contratar, crea tu cuenta en línea; en México puedes pagar con tarjeta, SPEI, OXXO o transferencia.

Qué hacer esta semana

Si ya usas una app gratuita, exporta hoy el historial completo de los últimos doce meses y revisa si incluye cada corrección con su motivo. Si no puedes exportarlo, ese es tu primer riesgo.