Registro de asistencia en México: obligaciones del patrón en 2026

Durante décadas, llevar control de asistencia en México fue una decisión de cada empresa: había quien usaba reloj checador, quien firmaba una libreta y quien no registraba nada. Esa libertad se acabó en buena medida con la reforma laboral publicada el 1 de mayo de 2026, que además de reducir la jornada creó la obligación de registrar electrónicamente las horas de cada persona trabajadora.

Pero incluso antes de la reforma ya había reglas claras sobre qué hacer con los registros si los llevabas, cuánto tiempo guardarlos y qué pasa si no los tienes cuando un trabajador demanda. Aquí las juntamos todas, con el texto vigente de la Ley Federal del Trabajo (LFT) a octubre de 2026.

¿Qué dice la LFT sobre los controles de asistencia?

El artículo 804 enumera los documentos que el patrón está obligado a conservar y exhibir en juicio. Entre ellos están:

• Contratos individuales de trabajo, cuando no haya contrato colectivo o contrato ley aplicable.
• Listas de raya o nómina, o recibos de pago de salarios.
• Controles de asistencia, cuando se lleven en el centro de trabajo.
• Comprobantes de pago de utilidades, vacaciones, aguinaldos, primas y cuotas de seguridad social.

La frase «cuando se lleven» es importante: el artículo 804 no te obligaba a tener controles de asistencia, pero si los tienes, debes conservarlos y presentarlos cuando un tribunal lo requiera.

¿Cuánto tiempo hay que conservarlos?

El mismo artículo 804 fija los plazos:

Un ejemplo: si un colaborador trabajó contigo de 2021 a junio de 2026, debes conservar al menos sus registros de asistencia de junio de 2025 a junio de 2026, y guardarlos hasta junio de 2027.

Este es el mínimo laboral. Otras leyes, como las fiscales o de seguridad social, pueden pedir plazos distintos para la nómina; para eso consulta con tu contador.

¿Quién tiene que probar la jornada y las faltas?

Aquí está la razón práctica para tomarse en serio los registros. El artículo 784 dice que corresponde al patrón probar su dicho cuando exista controversia sobre, entre otras cosas:

• Faltas de asistencia del trabajador (fracción III).
• Jornada de trabajo ordinaria y extraordinaria, cuando ésta no exceda de nueve horas semanales (fracción VIII).
• Pagos de días de descanso y obligatorios (fracción IX).
• Monto y pago del salario (fracción XII).

Y el artículo 805 añade la consecuencia: si no presentas los documentos que el artículo 804 te obliga a conservar, se presumen ciertos los hechos que el trabajador afirme en su demanda sobre ellos, salvo prueba en contrario.

Traducido: si una persona demanda diciendo que trabajaba de 8:00 a 19:00 y tú no tienes registros, el tribunal parte de que su versión es cierta. Y si quieres despedir por faltas con base en el artículo 47, fracción X (más de tres faltas en treinta días sin permiso o causa justificada), necesitas poder demostrar cada una. Lo explicamos con más detalle en la nota sobre tolerancia, retardos y faltas.

El registro electrónico de jornada: lo nuevo de 2026

El decreto publicado en el DOF el 1 de mayo de 2026 agregó la fracción XXXIV al artículo 132. Dice tres cosas:

1. La persona empleadora debe registrar de manera electrónica la jornada laboral de cada persona trabajadora, incluyendo la hora de inicio y de finalización, y proporcionarlo a la autoridad cuando se le requiera.
2. La STPS expedirá disposiciones de carácter general que determinen el ámbito de aplicación y las excepciones a esa obligación.
3. El contenido del registro electrónico hará prueba plena si se acredita que fue acordado entre la persona trabajadora y la empleadora.

El quinto transitorio del decreto establece que esas disposiciones de la STPS entran en vigor el 1 de enero de 2027. Al 8 de octubre de 2026 no localizamos su publicación en el DOF, así que todavía no se sabe qué empresas quedarán exceptuadas ni qué requisitos técnicos tendrá el registro. Si administras personal, revisa el DOF en las próximas semanas o consulta con tu asesor laboral.

El tercer punto merece atención: para que el registro tenga pleno valor probatorio, debe haber un acuerdo con cada persona trabajadora sobre ese registro. Conviene documentarlo por escrito, por ejemplo en el contrato o en un anexo firmado.

¿Qué multa hay si no se cumple?

El mismo decreto añadió la fracción IV Bis al artículo 994: multa de 250 a 5,000 Unidades de Medida y Actualización a la persona empleadora obligada que incumpla la fracción XXXIV del artículo 132. Con la UMA de 2026 ($117.31 diarios, según los valores publicados por el INEGI), eso va de unos $29,300 a $586,550 pesos.

El registro electrónico va de la mano con la reducción gradual de la jornada: 48 horas semanales en 2026 y 46 desde el 1 de enero de 2027. El calendario completo está en la nota sobre el estado de la reforma de 40 horas.

¿Una hoja de Excel o una libreta sirven como registro?

Para el artículo 804, cualquier control de asistencia que lleves cuenta como documento a conservar. Pero una libreta firmada o un Excel que alguien llena a mano tienen dos problemas: no son un registro electrónico de la marcación en el momento en que ocurre, y son fáciles de corregir después, lo que les resta valor cuando hay disputa. Si hoy capturas a mano, revisa nuestra guía para pasar del Excel a un sistema de asistencia y calcula cuánto tiempo te cuesta con la calculadora de tiempo de captura de asistencia.

Qué hacer antes del 1 de enero de 2027

• Inventaria cómo registras hoy la entrada y salida en cada sede, incluido el personal en campo.
• Define la conservación: que los registros de quien se va queden guardados al menos un año después de su baja.
• Prepara el acuerdo con tus colaboradores sobre el registro electrónico, para que tenga valor de prueba plena.
• Sigue el DOF para conocer las disposiciones de la STPS en cuanto se publiquen.

Un reloj checador como Time Dalton registra cada marcación de forma electrónica, en kiosko o en la app, con foto y, en la app, ubicación. Las marcaciones no se editan ni se borran: se anulan con motivo o se agrega una manual con motivo, y todo queda en una bitácora de sólo agregar encadenada por hash. Tienes más de 20 reportes con exportación a Excel y una API para tu nómina. Time Dalton no emite reportes oficiales de la STPS; lo que te da es el registro ordenado para responder cuando te lo pidan.

Para ver cómo se ve un historial de marcaciones con sus anulaciones y motivos, prueba la demo.