Aguinaldo en Costa Rica: cálculo con horas extra y fecha de pago

Cada diciembre se repite la misma escena en las planillas de Costa Rica: el aguinaldo sale con base en el salario de noviembre, sin las horas extra, y alguien reclama. La ley no deja mucho espacio a la interpretación: es un mes de salario promedio, y el promedio incluye lo extraordinario. La diferencia está en la calidad del registro de asistencia de todo el año. Aquí va la regla, el periodo exacto y varios ejemplos en colones.

La regla de la Ley 2412

La Ley 2412 de 1959 obliga a todo patrono particular a conceder a sus trabajadores, de cualquier clase y cualquiera que sea la forma de pago, un beneficio anual equivalente a un mes de salario (art. 1). Aplica igual a quien gana por hora, por día, por quincena, por mes o a destajo.

Lo que define el monto está en el artículo 2: se calcula con el promedio de los sueldos ordinarios y extraordinarios devengados durante los doce meses anteriores al 1 de diciembre del año de que se trate. No se cuenta el aguinaldo recibido el año anterior.

Ejemplos de cálculo

Salario fijo sin extras

Una persona gana ₡420,000 al mes todo el año, sin horas extra. Doce meses suman ₡5,040,000; entre 12, el aguinaldo es ₡420,000.

Salario fijo con horas extra

La misma persona hizo horas extra en algunos meses. Si su hora ordinaria vale ₡1,750 (₡420,000 ÷ 30 ÷ 8), cada hora extra vale ₡2,625. En el periodo acumuló 60 horas extra:

1. Extras del año: 60 × ₡2,625 = ₡157,500.
2. Total devengado: ₡5,040,000 + ₡157,500 = ₡5,197,500.
3. Aguinaldo: ₡5,197,500 ÷ 12 = ₡433,125.

Si se hubieran dejado fuera las extras, el pago habría sido ₡13,125 menor por persona. En una planilla de 80 personas con un patrón parecido, el faltante pasa del millón de colones.

Ingreso durante el año

Alguien entró el 1 de junio de 2026 con salario mínimo de ocupación no calificada mensual, ₡373,092.30, sin extras. Del 1 de junio al 30 de noviembre son 6 meses:

1. Total devengado: ₡373,092.30 × 6 = ₡2,238,553.80.
2. Aguinaldo proporcional: ₡2,238,553.80 ÷ 12 = ₡186,546.15.

El artículo 3 da derecho al proporcional a quien haya trabajado al menos un mes.

Salida antes de diciembre

Si la relación termina en, por ejemplo, agosto, el aguinaldo proporcional de diciembre a agosto se incluye en la liquidación con el mismo método: lo devengado en el periodo dividido entre 12.

Qué entra y qué no

Según la Ley 2412, entran todos los sueldos ordinarios y extraordinarios: el salario base y las horas extra, como mínimo. Con rubros como recargos por feriado o descanso trabajado, comisiones, bonificaciones ocasionales, viáticos o subsidios de la CCSS durante una incapacidad o licencia, la respuesta depende del caso: consulta con tu asesor laboral antes de excluirlos.

Lo que la ley excluye expresamente es el aguinaldo anterior.

Pago, protección y sanciones

• Plazo: dentro de los primeros veinte días de diciembre (art. 4). En 2026 el día 20 cae domingo.
• A quién se paga: a la persona trabajadora o al familiar que ella indique por escrito.
• Protección: tiene los mismos privilegios que las prestaciones de despido de los artículos 30, inciso a), y 33 del Código de Trabajo. Por ejemplo, no se puede compensar ni ceder, y solo se embarga hasta la mitad por pensión alimentaria.
• Incumplimiento: el artículo 6 lo considera, para todos los efectos legales, retención indebida del salario y falta grave del patrono a sus obligaciones. La denuncia se presenta en la Inspección del MTSS.

Cómo preparar el cálculo desde octubre

El aguinaldo se cierra en diciembre, pero se arma con los registros de todo el año. Estos pasos evitan reclamos:

1. Revisa que cada mes tenga sus horas extra aprobadas. Las extras sin aprobar al cierre del mes suelen quedar fuera.
2. Conserva el detalle por persona y por mes, no solo el total pagado.
3. Identifica ingresos y salidas del periodo para los proporcionales.
4. Marca los meses con incapacidad o licencia y define con tu asesor qué se incluye.
5. Programa el pago antes del 20 de diciembre.

Las horas extra también pesan en las vacaciones, que se pagan con el promedio de 50 semanas. Para revisar que nadie quede bajo el piso legal, consulta los salarios mínimos 2026. Para pasar minutos a horas antes de sumar, revisa la guía de horas trabajadas y minutos a decimales o la calculadora de horas extra.

Casos que generan dudas

Cambio de salario a mitad de año. Si alguien ganó ₡400,000 de diciembre a mayo y ₡460,000 de junio a noviembre, el total es ₡2,400,000 + ₡2,760,000 = ₡5,160,000, y el aguinaldo es ₡430,000. No se toma el último salario: se promedia lo devengado.

Salario por hora o por día. Una persona que gana el mínimo diario de ocupación no calificada, ₡12,436.41, y trabajó 288 jornadas en el periodo, devengó ₡3,581,686.08. Si además hizo horas extra por ₡120,000, el total es ₡3,701,686.08 y su aguinaldo, ₡308,473.84.

Pago antes de tiempo. La ley fija un plazo máximo, no un mínimo. Puedes pagar antes del 1 de diciembre si cierras el cálculo con lo devengado hasta el 30 de noviembre o si haces un ajuste después. Si lo adelantas con datos estimados, deja documentado el ajuste.

Incapacidades y licencias en el periodo. Si una persona pasó dos meses incapacitada y recibió subsidio de la CCSS, define con tu asesor laboral si esos montos entran en la suma. Lo que sí debe quedar claro en tu registro es qué meses tuvo incapacidad, para que el cálculo sea revisable.

Cómo lo resuelve un sistema de asistencia

Time Dalton guarda cada marcación con foto, prueba de vida y cotejo facial 1:1, desde un kiosko web por sede o desde la app, y calcula las horas extra con un tope configurable y una segunda firma. Al cierre, el reporte de horas por persona y por periodo se exporta a Excel o por API. En Costa Rica no tiene nómina integrada: el cálculo del aguinaldo se hace en tu sistema de planilla, pero con horas extra aprobadas y trazables de todo el año.

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