Biometría en el ponchador y la Ley 172-13 de datos personales

Cada vez más empresas dominicanas cambian la tarjeta o la firma en papel por un ponchador que toma foto, compara el rostro o valida la ubicación. Es la forma más efectiva de evitar que un compañero ponche por otro. Pero una foto de la cara y una ubicación son datos personales, y en República Dominicana los protege la Ley 172-13. Aquí repasamos qué exige la ley, qué no dice y qué conviene hacer antes de instalar un ponchador biométrico.

La Ley 172-13 en pocas líneas

La Ley 172-13, publicada en la Gaceta Oficial 10737 el 15 de diciembre de 2013, tiene por objeto la protección integral de los datos personales en archivos, registros y bancos de datos, públicos o privados. Sus principios (art. 5) incluyen:

• Licitud: los archivos no pueden tener fines contrarios a la ley.
• Calidad: los datos deben ser ciertos, adecuados y pertinentes para la finalidad, exactos y actualizados.
• Derecho de información: cuando se recaban datos que requieren consentimiento, hay que informar antes, de forma expresa y clara, la finalidad, los destinatarios, la existencia del archivo, la identidad y el domicilio del responsable y los derechos del titular.
• Consentimiento: el tratamiento es ilícito sin el consentimiento libre, expreso y consciente del titular, por escrito o por un medio equiparable.
• Seguridad: el responsable debe adoptar medidas técnicas y organizativas para evitar alteración, pérdida o acceso no autorizado, y no puede guardar datos en archivos sin condiciones técnicas de integridad y seguridad.

¿Hace falta el consentimiento del trabajador?

El artículo 27 enumera los casos en que no hace falta consentimiento. El ordinal 4 es el relevante: cuando los datos se deriven de una relación comercial, laboral o contractual con la persona y resulten necesarios para su desarrollo o cumplimiento.

Registrar la hora de entrada y salida es necesario para cumplir el contrato y el Código de Trabajo, que obliga a llevar un registro de horario y horas extra de cada trabajador (art. 161). La duda está en si una foto en cada ponche, la comparación del rostro o la ubicación son «necesarios» o si existen medios menos invasivos para lo mismo. La ley no lo resuelve y no hay criterio publicado que lo aclare para el ponchador. Por eso la recomendación práctica es doble:

1. Informar siempre, por escrito, qué datos se toman, para qué y quién los ve.
2. Pedir el consentimiento de forma expresa y destacada, separado de otras declaraciones, aunque creas que aplica la excepción. Consulta con tu asesor laboral el caso de quien se niegue.

¿Es la biometría un dato sensible?

El artículo 6 (numeral 31) define como datos sensibles los que revelan opiniones políticas, convicciones religiosas, filosóficas o morales, afiliación sindical, salud o vida sexual. La biometría no aparece en esa lista. Para los datos sensibles, la ley exige consentimiento expreso y por escrito (art. 76) y prohíbe obligar a nadie a darlos (art. 75).

Que la biometría no esté en la lista no significa que pueda tratarse sin cuidado. Una foto del rostro puede revelar indirectamente información de salud, y el principio de seguridad aplica a todos los datos. Trátala con el estándar más alto.

Derechos del trabajador

La supresión no procede cuando existe una obligación legal o contractual de conservar los datos (art. 8), como los registros de jornada que exige el Código mientras puedan reclamarse derechos. Si el responsable no responde en plazo, el titular puede presentar la acción de hábeas data (art. 17). El artículo 13 obliga además a adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para atender consultas y reclamos.

El artículo 43 del Código de Trabajo

El Código tiene su propia regla sobre controles. El artículo 43 dice que los sistemas de controles personales del trabajador destinados a proteger los bienes del empleador deben salvaguardar su dignidad, aplicarse con discreción y con criterios objetivos, y ponerse en conocimiento del Departamento de Trabajo, que puede verificar que no afecten la dignidad de forma manifiesta y discriminada. El Reglamento (art. 6) da 30 días desde que se empieza a aplicar para comunicarlo por escrito.

Un ponchador es ante todo un control de jornada, no de bienes. Si además usas cámaras u otros controles de protección de bienes, revisa con tu asesor laboral la comunicación del artículo 43. Lo recomendable es dejar todo el esquema de control descrito en el reglamento interior de trabajo.

Buenas prácticas antes de instalarlo

• Aviso de privacidad entregado a cada trabajador, con finalidad, responsable, destinatarios y derechos.
• Consentimiento firmado, separado del contrato.
• Mínimo necesario: foto solo al ponchar, ubicación solo al ponchar, sin rastreo continuo. Para el teletrabajo, la Resolución 23-2020 pide además respetar la intimidad; lo vemos en la nota de teletrabajo.
• Acceso por roles: que cada supervisor vea solo a su gente.
• Plazo de conservación definido y escrito.
• Canal para ejercer derechos con los plazos de 5 y 10 días hábiles.

Cómo lo resuelve Time Dalton

Time Dalton toma una foto en cada ponche y la compara 1:1 en el servidor con la foto de referencia de la persona, que antes se identifica con su número o el QR de su carné. Time Dalton no identifica a nadie solo por la cara (1:N) ni usa huella. En la app, la prueba de vida pide parpadear y sonreír. La ubicación se valida con geocercas en el momento de ponchar, no con rastreo continuo. Los roles limitan a cada supervisor a sus sedes, y la bitácora, que no se edita, registra quién revisó y aprobó cada marcación. La guía general sobre datos biométricos y consentimiento en Latinoamérica compara las reglas de otros países, y la de prueba de vida y reconocimiento facial explica la tecnología.

Mira el ponchador en República Dominicana o prueba la demo.