Control de asistencia con sedes en Quito, Guayaquil, Cuenca y Manta

Cuando una empresa crece en Ecuador, lo normal es que abra en las dos ciudades grandes, Quito y Guayaquil, y después en Cuenca, Manta u otras capitales de provincia. Las reglas del Código del Trabajo son las mismas en todo el país, pero hay detalles que cambian por región y que, si se manejan desde una sola hoja de cálculo, terminan en pagos tardíos o en atrasos marcados por error. Esta guía reúne esas diferencias y cómo configurar el control de asistencia por sede.

Lo que es igual en todas las sedes

• Jornada: 8 horas diarias y 40 semanales (artículo 47), nocturna de 19:00 a 06:00 con 25 % de recargo (artículo 49).
• Suplementarias: máximo 4 al día y 12 a la semana, con 50 % o 100 % de recargo según la hora (artículo 55).
• Feriados nacionales: la lista del artículo 65 y sus traslados a lunes o viernes, que puedes ver aplicados a 2026 en la nota sobre feriados en Ecuador.
• Salario básico: USD 482 en 2026, según el comunicado del Ministerio del Trabajo.
• Décimo tercero: se paga hasta el 24 de diciembre en todo el país, con un período del 1 de diciembre al 30 de noviembre (artículo 111 y artículo 10 del Acuerdo MDT-2023-140).

Lo que cambia por región: el décimo cuarto

El décimo cuarto sueldo es la doceava parte del salario básico por cada mes, pero su fecha depende del régimen escolar de la región (artículo 113):

Los períodos salen del artículo 10 del Acuerdo MDT-2023-140. Con un salario básico de USD 482, un trabajador con el año completo recibe USD 482 si lo cobra acumulado, o USD 40,17 al mes si eligió la mensualización. Quien pase de la sede de Guayaquil a la de Quito a mitad de año cambia de calendario; cómo se liquida ese cambio conviene revisarlo con tu asesor laboral. El detalle está en la nota del décimo cuarto sueldo.

El registro del pago ante el Ministerio también va por región y por el noveno dígito del RUC: en la Sierra se registra entre el 20 de agosto y el 21 de octubre, y en la Costa entre el 20 de marzo y el 21 de mayo, según el cronograma del Acuerdo MDT-2023-140.

Feriados locales y fechas propias

Además de los nacionales, el artículo 65 reconoce como días de descanso, para cada circunscripción, los que señalan las leyes especiales, y les aplica las mismas reglas de traslado. En la práctica, las fundaciones y fiestas de cada ciudad generan dudas cada año: si la sede de Guayaquil descansa un día en que la de Quito trabaja, la de Quito no debe ver esa fecha como feriado. Qué fiestas locales obligan al sector privado en cada ciudad no lo pudimos confirmar en una fuente oficial, así que antes de cargarlas consulta con tu asesor laboral. Algunas fechas cívicas de origen local ya son nacionales, como el 9 de octubre (independencia de Guayaquil) y el 3 de noviembre (independencia de Cuenca).

Galápagos y la hora de la marcación

El Ecuador continental está en UTC−5 y Galápagos en UTC−6. Si un hotel o una operadora turística tiene personal en Santa Cruz o San Cristóbal y el sistema registra todo con la hora de Quito, cada entrada de las 08:00 locales aparece a las 09:00 y genera atrasos falsos. Cada sede debe tener su zona horaria.

Supervisión a distancia

Con cuatro ciudades, el jefe de recursos humanos no puede estar en cada entrada. Tres prácticas que evitan problemas:

1. Un supervisor por sede, que solo vea y apruebe a su gente. Las horas extra de Manta las aprueba quien está en Manta, con una segunda firma desde la oficina central.
2. Geocerca por sede para quienes marcan con la app: en Guayaquil, por ejemplo, una bodega en la vía a Daule y una oficina en el centro son dos geocercas distintas. Mira la guía de geocercas para personal en campo.
3. Un solo reporte consolidado al cierre, en lugar de cuatro hojas de cálculo que alguien une a mano. Si hoy trabajas así, revisa cómo pasar del Excel a un sistema de asistencia.

Lista de control para abrir una sede nueva

Antes de que el primer trabajador marque en una ciudad nueva, revisa:

• Contratos registrados en la plataforma del Ministerio del Trabajo dentro de los 15 días posteriores al ingreso (artículo 6 del Acuerdo MDT-2023-140) y aviso de entrada al IESS dentro de los primeros 15 días, con afiliación desde el primer día (artículo 42, numeral 31, del Código del Trabajo).
• Horario exhibido en un lugar visible de la sede, con los turnos por grupo si los hay (artículo 63).
• Región del décimo cuarto asignada a cada persona según la sede donde trabaja.
• Feriados locales cargados solo en la sede que corresponde, después de confirmarlos.
• Zona horaria de la sede, sobre todo si es en Galápagos.
• Reglamento interno: si con la nueva sede pasas de 10 trabajadores en total, tienes 30 días para registrarlo en la plataforma del Ministerio (artículo 22 del Acuerdo MDT-2023-140). La nota sobre el reglamento interno de trabajo explica qué debe incluir sobre horarios y atrasos.

Cómo lo resuelve Time Dalton

En Time Dalton cada ciudad es una sede con su zona horaria, sus turnos, sus feriados y su geocerca o red autorizada. El kiosko web funciona en cualquier tablet o PC de la recepción, y la app sirve para vendedores y técnicos que se mueven entre ciudades; todas las marcaciones llevan foto, y en el plan que lo incluye, prueba de vida y cotejo facial 1:1. Los supervisores ven solo sus sedes, y el panel central muestra en tiempo real la asistencia de las cuatro. Las marcaciones sin conexión se sincronizan sin duplicar.

En Ecuador Time Dalton no tiene nómina integrada: exporta la asistencia de todas las sedes a Excel o por API. Mira la página de control de asistencia en Ecuador o prueba la demo con una empresa de varias sedes.