Inspección del Ministerio del Trabajo: qué revisan y qué tener listo

Una visita del inspector del trabajo rara vez empieza con una pregunta abstracta. Empieza con un documento: "muéstreme el registro de horas extra de este trabajador", "¿dónde está publicado el reglamento?", "¿cuándo salió a vacaciones esta persona?". Si la respuesta está en una hoja de cálculo que solo entiende una persona, la visita se complica. Esta guía resume qué facultades tiene el Ministerio del Trabajo, de cuánto pueden ser las sanciones y qué registros de jornada y asistencia conviene tener listos en cualquier momento.

¿Qué puede hacer un inspector del trabajo?

El artículo 485 del Código Sustantivo del Trabajo asigna al Ministerio del Trabajo la vigilancia y el control del cumplimiento de las normas laborales. El artículo 486 detalla las facultades de sus funcionarios:

• Citar a los empleadores a sus despachos para pedirles información.
• Exigir la exhibición de libros, registros, planillas y demás documentos, y obtener copias o extractos.
• Entrar sin previo aviso, en cualquier momento e identificándose, a toda empresa.
• Ordenar medidas preventivas de aplicación inmediata, apoyándose en peritos si lo consideran necesario.

Lo que no pueden hacer es declarar derechos individuales ni resolver controversias que les corresponden a los jueces. Un inspector puede multarte por no pagar horas extra, pero no condenarte a pagarle una suma concreta a un trabajador; eso lo define un juez.

La Ley 1610 de 2013 organizó estas funciones. Su artículo 3 distingue tres: preventiva (que las normas se cumplan), coactiva o de policía administrativa (requerir y sancionar, con proporcionalidad) y conciliadora (intervenir en conflictos individuales y colectivos). Las actuaciones pueden iniciarse de oficio o a solicitud de parte (art. 6), por ejemplo por una queja de un trabajador.

¿Cuáles son las sanciones?

Con el salario mínimo de 2026, COP 1.750.905, el rango de la multa va de COP 1.750.905 a COP 8.754.525.000. Las multas se destinan al SENA y las resoluciones prestan mérito ejecutivo.

La Ley 1610 (art. 12) gradúa la sanción según criterios como el daño o peligro generado, el beneficio económico obtenido por el infractor y la reincidencia, entre otros. Cuando hay que practicar pruebas, el período probatorio no puede pasar de 10 días hábiles, y después se da traslado de 3 días hábiles para alegatos (art. 10).

Los registros que te pueden pedir

Registro de horas extra

Desde la Ley 2466 de 2025, el numeral 2 del artículo 162 obliga a llevar un registro del trabajo suplementario de cada trabajador con su nombre, la actividad desarrollada y el número de horas, precisando si son diurnas o nocturnas. Tres detalles:

• Puede llevarse según las necesidades y condiciones de tu empresa; la ley no impone un formato.
• Si el trabajador la pide, debes entregarle la relación de sus horas extra junto con el soporte del pago.
• Si una autoridad judicial o administrativa lo requiere, debes aportarlo; si no lo haces, puede haber sanción.

Ya no se necesita permiso del Ministerio para trabajar horas extra, pero el tope sigue siendo de 2 diarias y 12 semanales, salvo seguridad y salud. Las reglas de pago están en horas extra en Colombia.

Otros registros que el Código exige

• Registro de vacaciones (art. 187): fecha de ingreso de cada trabajador, fecha de inicio y fin de sus vacaciones y la remuneración pagada.
• Registro de menores de 18 años empleados, con su fecha de nacimiento (art. 171).
• Reglamento interno publicado, en físico y por medio virtual, con el procedimiento disciplinario actualizado (arts. 115 y 120). Lo explicamos en proceso disciplinario por llegadas tarde.
• Política de desconexión laboral (Ley 2191 de 2022, art. 5), obligatoria para toda empresa. Un trabajador que crea vulnerado ese derecho puede acudir al inspector (art. 7).

¿Cuánto tiempo guardar la información?

El Código no fija un plazo único de conservación para los registros de asistencia, pero el artículo 488, modificado por la Ley 2466, establece que las acciones laborales prescriben en tres años desde que la obligación se hizo exigible. Si un extrabajador reclama horas extra de hace dos años y medio, tu defensa son los registros de esa época. Conservar como mínimo tres años de marcaciones, turnos y aprobaciones es una práctica prudente; si manejas fotos de los trabajadores, cruza ese plazo con tu política de datos personales, como explicamos en biometría y habeas data.

Lista para estar listo esta semana

1. Ubica el registro de horas extra de los últimos meses y verifica que separe diurnas y nocturnas por persona.
2. Revisa que cada hora extra tenga su soporte de pago.
3. Confirma que el reglamento está publicado en dos sitios y en un medio virtual.
4. Busca la política de desconexión laboral; si no existe, redáctala.
5. Revisa el registro de vacaciones y el de menores de edad, si los tienes.
6. Define quién atiende al inspector y dónde se descargan los reportes.

Para estimar cuánto tiempo gasta hoy tu equipo armando estos reportes a mano, prueba la calculadora de tiempo de captura manual de asistencia.

Cómo ayuda un sistema de control de asistencia

En Time Dalton las marcaciones se hacen en kiosko o en la app del colaborador, con foto, y no se editan ni se borran: se anulan con motivo y queda en una bitácora inalterable. Las horas extra se calculan contra el turno, con tope configurable y segunda firma, y se separan en diurnas y nocturnas. Los reportes salen a Excel o por API, así que el registro de trabajo suplementario de una persona en un rango de fechas se descarga en minutos.

Time Dalton no liquida la nómina colombiana: exporta la asistencia aprobada a tu sistema de nómina. Conoce más en control de asistencia en Colombia o prueba la demo.