Horas extra en Colombia: 25 % o 75 % y tope de 2 al día y 12 a la semana

Las horas extra son el punto donde más se cruzan la asistencia y la nómina. En Colombia la regla de pago es sencilla, 25 % de día y 75 % de noche, pero la reforma laboral de 2025 cambió dos cosas que muchas empresas no han ajustado: eliminó el permiso del Ministerio del Trabajo y convirtió el registro de horas extra por trabajador en una obligación que se puede pedir en cualquier inspección.

¿Cuándo una hora es extra?

El artículo 159 del Código Sustantivo del Trabajo define el trabajo suplementario como el que excede la jornada ordinaria y, en todo caso, la máxima legal. Desde el 15 de julio de 2026 la máxima legal es de 42 horas semanales y, por el artículo 161 reformado por la Ley 2466, de 8 horas diarias.

Tres situaciones típicas:

• Jornada pactada menor. Si el contrato dice 40 horas, la hora 41 de la semana ya es extra, aunque el tope legal sea 42.
• Día largo dentro de la jornada flexible. Si pactaste la jornada flexible del literal a) del artículo 161, un día de 9 horas no genera extra mientras el promedio semanal no pase de 42.
• Descansos. El tiempo de descanso dentro de la jornada no se computa (artículo 167). Una persona que entra a las 7:00 a. m. y sale a las 5:00 p. m. con una hora de almuerzo trabajó 9 horas, no 10.

¿Cuánto se paga?

El artículo 168 fija los recargos sobre el valor de la hora ordinaria diurna:

Los recargos no se acumulan entre sí (numeral 4): una extra nocturna vale 1,75, no 1,35 × 1,75. La franja nocturna desde las 7:00 p. m. la trajo la Ley 2466; lo detallamos en recargo nocturno.

Ejemplo de una semana

Una asistente de bodega gana COP 2.000.000 al mes. Con el divisor de 210 horas que se usa con la jornada de 42 (cómo se obtiene, en valor de la hora ordinaria), su hora ordinaria vale COP 9.523,81.

Esta semana trabajó sus 42 horas ordinarias y además:

• martes, 2 horas de 5:00 a 7:00 p. m.: extra diurna;
• jueves, 1 hora de 5:00 a 6:00 p. m.: extra diurna;
• viernes, 2 horas de 7:00 a 9:00 p. m.: extra nocturna.

Ningún día pasó de 2 horas extra y la semana quedó en 5, por debajo de 12. Si el martes se hubiera quedado hasta las 8:00 p. m., habría hecho 3 horas extra ese día y la empresa habría pasado el tope diario. Para hacer estas cuentas rápido, usa la calculadora de horas extra.

El tope: 2 horas al día y 12 a la semana

El artículo 13 de la Ley 2466 reescribió el artículo 22 de la Ley 50 de 1990: en ningún caso las horas extra, diurnas o nocturnas, pueden pasar de 2 diarias ni de 12 semanales. Quedan exceptuados:

• Seguridad privada, que se rige por la Ley 1920 de 2018: por acuerdo escrito, jornadas de hasta 12 horas al día (8 ordinarias y hasta 4 suplementarias), sin pasar de 60 horas semanales con las extras.
• Salud, conforme a su normativa. La Ley 269 de 1996 permite al personal asistencial jornadas de hasta 12 horas diarias sin pasar de 66 a la semana.

Pasarse del tope es una infracción para la empresa, pero no le quita al trabajador el derecho a cobrar el tiempo que efectivamente trabajó. Por eso conviene que el sistema avise antes de que alguien llegue al límite, no después.

El registro que ahora exige la ley

El artículo 12 de la Ley 2466 reemplazó el numeral 2 del artículo 162. Desde 2025 el empleador debe:

1. Llevar un registro del trabajo suplementario de cada trabajador, con nombre, actividad y número de horas, precisando si son diurnas o nocturnas. Puede hacerlo según las necesidades de su empresa.
2. Entregar la relación de horas extra al trabajador que la pida, con las mismas especificaciones y junto con el soporte del pago.
3. Aportar el registro ante autoridades judiciales y administrativas cuando se lo pidan; si no lo hace, la autoridad del trabajo puede sancionar.

Ya no se requiere permiso del Ministerio del Trabajo para trabajar horas extra. Pero si se demuestra que el empleador no las paga, el Ministerio puede suspenderle por seis meses la facultad de autorizar trabajo suplementario, además de las otras sanciones. La nota sobre la Ley 2101 resume el resto de la reforma.

¿Quién no tiene horas extra?

El artículo 162 excluye de la jornada máxima a quienes desempeñan cargos de dirección, confianza o manejo, y a quienes hacen labores discontinuas o intermitentes y de simple vigilancia cuando residen en el lugar de trabajo. El literal que antes excluía a los trabajadores del servicio doméstico fue derogado por la Ley 2466. Calificar un cargo como de confianza solo para no pagar extras es un riesgo: lo que cuenta son las funciones reales.

El artículo 163 permite además superar el límite sin permiso por fuerza mayor, caso fortuito, accidente o trabajos de urgencia en máquinas o dotación, solo en la medida necesaria, y obliga a anotar esas horas en el registro.

Cómo lo resuelve un sistema de control de asistencia

En Time Dalton las horas por encima del turno se calculan a partir de las marcaciones del kiosko o de la app, se separan en diurnas y nocturnas y por tipo de día (laborable, descanso o festivo), y quedan pendientes hasta que un supervisor las aprueba; con la segunda firma, quien prepara no aprueba. El tope de horas extra se configura por país y, al aprobar, queda registrado cuánto se pasó de él. Cada aprobación queda en una bitácora que no se edita, y el reporte por colaborador sirve como relación de horas extra para entregar con el soporte del pago. En Colombia Time Dalton no liquida la nómina: exporta las horas a Excel o por API. Revisa la página de control de asistencia en Colombia o prueba la demo.