Libro de salarios en Guatemala: quién lo lleva y qué debe mostrar

En una visita de la Inspección General de Trabajo, la primera pregunta suele ser por el libro de salarios. Ahí se ve si se paga el mínimo, si las horas extra se pagaron aparte y si los días trabajados cuadran con lo que dicen los trabajadores. En Guatemala la obligación nace en el artículo 102 del Código de Trabajo y su formato lo fija el Acuerdo Ministerial 124-2019. Aquí repasamos quién lo lleva, qué debe contener y cómo conectarlo con el registro de asistencia.

Quién lleva libro y quién planillas

El artículo 102 distingue por número de trabajadores permanentes:

Aparte de esto, todo patrono inscrito en el IGSS debe incluir a cada trabajador en sus libros de contabilidad, salarios, planillas de seguridad social y constancias de pago (Acuerdo 1421, art. 8). La planilla mensual del Instituto la explicamos en la nota sobre cuotas del IGSS.

El formato único del Acuerdo Ministerial 124-2019

El Acuerdo Ministerial 124-2019 creó un formato único y obligatorio de libro de salarios y un sello electrónico para autorizarlo. Sus reglas principales:

• Manual o computarizado. Se puede llevar de cualquiera de las dos formas (art. 2).
• Un folio por trabajador, que se completa conforme al formato que suministra el Departamento Nacional del Salario (art. 2).
• Contenido mínimo (art. 2):
  1. Nombre, razón o denominación social del patrono.
  2. NIT del empleador.
  3. Número de folio.
  4. Nombre, número de DPI y datos generales del trabajador.
  5. Por períodos de trabajo: salario devengado, horas laboradas, deducciones de ley y salario líquido a recibir.
• Autorización electrónica. Se pide en línea y el Departamento Nacional del Salario envía la autorización con sello electrónico, que puede guardarse junto a los libros electrónicos o imprimirse e insertarse en el libro (arts. 3 y 4). Firmada con firma electrónica avanzada, tiene el mismo valor que la de papel (art. 5).

El dato de horas laboradas es el que conecta el libro con el reloj marcador: si el libro dice 48 horas en una semana y las marcaciones dicen 54, la diferencia es trabajo extraordinario no registrado.

Las horas extra van separadas

El artículo 123 obliga a consignar en los libros de salarios o planillas, separado de lo que se refiere a trabajo ordinario, lo que se paga a cada trabajador por trabajo extraordinario.

Ejemplo de un folio semanal:

En el ejemplo, el salario ordinario es 7 días del mínimo no agrícola diario de la circunscripción 1 (Q131.58, Acuerdo Gubernativo 256-2025) y la hora ordinaria se obtiene dividiendo el salario diario entre 8. El método exacto para la hora extra depende de tu jornada y de tu forma de pago; lo detallamos en la nota sobre jornada y horas extra.

El informe anual del artículo 61

Además del libro, el artículo 61, literal a), obliga a enviar al Ministerio de Trabajo, dentro de los dos primeros meses de cada año, un informe con:

1. Los egresos totales del año anterior por salarios, bonificaciones y otras prestaciones, separando jornadas ordinarias y extraordinarias.
2. Nombre de cada trabajador, edad aproximada, nacionalidad, sexo, ocupación, número de días que trabajó y el salario que le correspondió en el año.

No aplica al servicio doméstico. Si el libro de salarios y la asistencia se llevan bien durante el año, este informe sale de sumar lo que ya está registrado.

Lo que revisa la Inspección y lo que se presume

El artículo 281, literal c), numeral 3, faculta a los inspectores a examinar en el lugar donde estén, incluso en sistemas de almacenamiento electrónico, los libros y registros con relevancia laboral: el informe del artículo 61, registros, programas informáticos, planillas y boletas de pago. Pueden sacar copias para el expediente. Los libros de contabilidad solo se revisan con autorización judicial.

Si un documento falta, la ley invierte la carga de la prueba:

• Contrato escrito: si el patrono no lo exhibe, se presumen ciertas las condiciones que afirma el trabajador (art. 30).
• Vacaciones: si no muestra la constancia firmada, se presume que no se otorgaron (art. 137).
• Aguinaldo: si no muestra la constancia con firma o impresión digital del trabajador, se presume que no se pagó (Decreto 76-78, art. 7).

Lo que hace la Inspección en una visita y las multas en quetzales están en la nota sobre la Inspección General de Trabajo.

Cuánto tiempo guardar los registros

El Código no fija un plazo específico de conservación del libro de salarios. Como referencia práctica, el artículo 264 establece que los derechos que vienen directamente del Código prescriben en dos años desde el hecho u omisión, y la Inspección puede pedir información de períodos anteriores. Muchas empresas guardan el libro y los registros de asistencia al menos ese tiempo después de la salida de cada trabajador; define el plazo de tu empresa con tu asesor laboral.

Lista de control mensual

1. Folio de cada trabajador permanente al día.
2. Horas ordinarias y extraordinarias por período, separadas.
3. Deducciones de ley y salario líquido.
4. Faltas, suspensiones y licencias con su soporte.
5. Constancias firmadas de vacaciones y aguinaldo.
6. Cuadre entre libro, planilla del IGSS y boletas de pago.

Del reloj marcador al libro de salarios

Time Dalton no lleva el libro de salarios ni calcula la planilla guatemalteca; te da las horas que lo alimentan. El personal marca en el reloj marcador de kiosko, una tablet o computadora por sede con número o QR y foto, o en la app con foto, prueba de vida y cotejo facial 1:1, también sin conexión. El sistema separa horas ordinarias y extraordinarias con tope configurable y segunda firma, registra faltas y permisos con su motivo y guarda una bitácora que no se edita, útil cuando la Inspección pide ver los registros. Los reportes por período se exportan a Excel o por API para tu planilla o sistema de nómina.

Si todavía cuadras horas en hojas de cálculo, revisa cómo pasar del Excel a un sistema de asistencia, conoce el reloj marcador para Guatemala o prueba la demo.