Licencia de maternidad y paternidad en Colombia: 18 y 2 semanas

Cuando una colaboradora avisa que está embarazada, o un colaborador que va a ser papá, recursos humanos tiene que resolver tres cosas: cuánto dura la licencia, quién la paga y cómo se reorganiza el turno mientras tanto. En Colombia las respuestas están en el artículo 236 del Código Sustantivo del Trabajo, que reformó la Ley 2114 de 2021, y en el Decreto 1427 de 2022, que reglamenta el pago. Aquí van, con ejemplos en pesos.

¿Cuánto dura la licencia de maternidad?

Según el artículo 236, toda trabajadora en embarazo tiene derecho a 18 semanas de licencia remuneradas con el salario que devengue al momento de iniciarla. Si el salario no es fijo, se toma el promedio del último año o de todo el tiempo trabajado si es menor.

Las 18 semanas se reparten así:

Hay tres ampliaciones:

• Bebé prematuro: se suma la diferencia entre la fecha gestacional y el nacimiento a término.
• Parto múltiple: dos semanas más.
• Hijo con discapacidad: dos semanas más.

La trabajadora debe entregar un certificado médico con el estado de embarazo, la fecha probable del parto y el día desde el cual empieza la licencia. Las mismas garantías se extienden a la madre adoptante y al padre que quede a cargo del recién nacido por enfermedad, abandono o muerte de la madre.

Ejemplo. Una analista con salario de COP 2.500.000 toma las 18 semanas, es decir, 126 días. Con un salario diario de COP 83.333,33 (sobre 30 días), el valor de la licencia es 126 × 83.333,33 = COP 10.500.000.

Para que la EPS la reconozca, el Decreto 1427 de 2022 exige que la trabajadora esté afiliada como cotizante activa y haya cotizado durante el periodo de gestación. Si cotizó menos tiempo, la EPS paga en proporción a los días cotizados frente al periodo real de gestación.

¿Cuánto dura la licencia de paternidad?

El parágrafo 2 del artículo 236 da al padre dos semanas de licencia remunerada de paternidad, por los hijos de su cónyuge o compañera permanente y también al padre adoptante. Sus reglas:

• La paga la EPS, en proporción a las semanas que el padre cotizó durante la gestación.
• El único soporte válido es el registro civil de nacimiento, que debe presentarse a la EPS dentro de los 30 días siguientes al nacimiento.
• Se disfruta dentro de los 30 días siguientes al nacimiento o a la entrega oficial del menor adoptado (artículo 2.2.3.2.7 del Decreto 780 de 2016, incorporado por el Decreto 1427 de 2022).

Con un salario de COP 2.500.000, las dos semanas (14 días) equivalen a COP 1.166.666,67.

La ley prevé que la licencia de paternidad se amplíe una semana por cada punto porcentual que baje la tasa de desempleo estructural frente a la de 2021, sin pasar de cinco semanas, con la tasa publicada cada diciembre. A octubre de 2026 no conocemos una ampliación oficial, así que la duración vigente sigue siendo de dos semanas: «Por confirmar» con la publicación oficial de diciembre.

¿Cómo funcionan la licencia compartida y la flexible?

La Ley 2114 creó dos figuras que cambian la planeación de turnos:

Licencia parental compartida. Los padres pueden repartirse libremente las últimas seis semanas de la licencia de la madre. Ella debe tomar como mínimo las primeras doce semanas después del parto, que son intransferibles, y el tiempo de licencia del padre no se recorta. Los periodos no se pueden fragmentar, intercalar ni tomar a la vez, salvo enfermedad posparto de la madre. Requisitos: documento firmado por ambos con la distribución, presentado a los empleadores dentro de los 30 días siguientes al nacimiento, autorización escrita del médico tratante y registro civil.

Licencia parental flexible de tiempo parcial. La madre o el padre pueden cambiar un periodo de su licencia por un periodo de trabajo de medio tiempo que dure el doble. La madre no puede usarla antes de la semana 13 de su licencia. Requiere acuerdo con el empleador, que debe responder dentro de los cinco días hábiles siguientes a la solicitud.

Si en tu empresa alguien pide trabajar medio tiempo dentro de su licencia, el registro de asistencia debe reflejar esa jornada reducida desde el primer día, para que la nómina y la EPS paguen la parte que corresponde a cada una.

¿Qué protecciones hay al regreso?

• Lactancia. El artículo 238, modificado por la Ley 2306 de 2023, da dos descansos de 30 minutos dentro de la jornada durante los primeros seis meses, y uno de 30 minutos hasta los dos años, sin descuento en el salario, siempre que se mantenga la lactancia.
• Fuero. El artículo 239 prohíbe despedir a una trabajadora por embarazo o lactancia sin autorización previa del Ministerio del Trabajo. Se presume que el despido fue por esa causa si ocurre durante el embarazo o en las 18 semanas posteriores al parto; la indemnización adicional es de 60 días de trabajo. La misma protección se extiende, con requisitos, al trabajador cuya pareja embarazada no tiene empleo formal.

Para el resto de permisos remunerados, revisa la nota sobre licencias remuneradas obligatorias.

Qué registrar en la asistencia y en la PILA

Durante la licencia, la persona no marca, pero su ausencia no puede quedar como falta. En la PILA, la Resolución 2388 de 2016 tiene una novedad específica, LMA (licencia de maternidad o de paternidad), distinta de la de incapacidad general (IGE). Si una incapacidad coincide con la licencia, el Decreto 1427 dice que solo se paga la licencia; si la incapacidad continúa después, se reconoce desde ese momento. Las demás novedades están en la nota sobre ausentismo y PILA.

Cómo ayuda un sistema de control de asistencia

En Time Dalton las ausencias aparecen como incidencias contra el turno asignado, y el supervisor las justifica con su motivo, por ejemplo, licencia de maternidad, para que no cuenten como falta. Si alguien vuelve en jornada parcial o con descansos de lactancia, ajustas su turno y el sistema compara sus marcaciones, hechas en kiosko con tablet o en la app con foto, contra ese nuevo horario.

Time Dalton no liquida la licencia ni tramita el reconocimiento ante la EPS, y en Colombia no tiene nómina integrada: exporta la asistencia a Excel o por API para tu sistema de nómina. Mira cómo funciona en control de asistencia en Colombia o prueba la demo.