Licencias remuneradas en Colombia: luto, calamidad y citas médicas

Un colaborador llega dos horas tarde porque tenía cita con el cardiólogo. Otra sale a mediodía porque el colegio citó a los acudientes. Un tercero no viene en tres días porque se inundó su casa. ¿Son faltas, se descuentan o son licencias que hay que pagar? Con la reforma laboral de 2025 la respuesta cambió para varios de estos casos. Esta guía repasa las licencias remuneradas que el empleador colombiano debe conceder hoy y cómo dejarlas bien registradas.

¿Qué licencias remuneradas exige el artículo 57?

El artículo 15 de la Ley 2466 de 2025 reescribió el numeral 6 del artículo 57 del Código Sustantivo del Trabajo. Hoy el empleador debe conceder licencias remuneradas en estos casos:

La ley define la calamidad doméstica como todo suceso personal o familiar, hasta el tercer grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil, caso fortuito o fuerza mayor, cuya gravedad afecte el normal desarrollo de las actividades del trabajador. No fija un número de días: la duración debe ser razonable frente al hecho, y conviene que tu reglamento diga cómo se comprueba y quién la aprueba.

Un detalle importante: el texto vigente las llama simplemente licencias remuneradas y no prevé que el tiempo se descuente ni que se compense con trabajo. Muchos reglamentos internos se escribieron antes de la reforma y tienen reglas de descuento o reposición; el parágrafo 4 del artículo 7 de la Ley 2466 dio doce meses para actualizar el reglamento en materia disciplinaria, así que es buen momento para revisar también este capítulo. Ante dudas sobre un caso puntual, consulta con tu asesor laboral.

¿Qué otras licencias remuneradas existen?

El mismo artículo 57 y otras normas suman licencias con duración fija:

• Luto (numeral 10). Cinco días hábiles por la muerte del cónyuge, compañero o compañera permanente, o de un familiar hasta el segundo grado de consanguinidad, primero de afinidad y primero civil, cualquiera sea el tipo de contrato (Ley 1280 de 2009). La Ley 2388 de 2024 la extendió al hijo, padre o madre de crianza, con documento de autoridad competente dentro de los 30 días siguientes. La ley aclara que la calamidad doméstica no incluye la licencia por luto: son independientes.
• Cuidado de la niñez (numeral 12). Diez días hábiles para el padre, la madre o quien tenga la custodia de un menor con enfermedad terminal o cuadro clínico severo por accidente grave que requiera cuidado permanente o cuidados paliativos (Ley 2174 de 2021).
• Maternidad, paternidad y lactancia. Tienen reglas propias, que explicamos en la nota sobre licencia de maternidad y paternidad.

Ejemplo de costo. Un operario con salario de COP 1.900.000 toma la licencia por luto. Su salario diario es COP 63.333,33. Si los cinco días hábiles caen de lunes a viernes, la empresa los paga como días trabajados: COP 316.666,67 que no se descuentan. Si además faltaba un turno de sábado ya programado, revisa si en tu jornada el sábado es hábil, porque eso cambia cuándo termina la licencia.

¿Cómo se diferencian de las faltas y los permisos no remunerados?

En la práctica hay tres tipos de ausencia, y cada una tiene un efecto distinto:

En la PILA la diferencia también se nota: la licencia remunerada se reporta con la novedad VAC-LR marcada como licencia remunerada, y la no remunerada con SLN (Resolución 2388 de 2016). Más detalle en la nota sobre ausentismo y PILA.

Tratar una licencia obligatoria como falta tiene dos costos: un descuento indebido que el trabajador puede reclamar y, si se abre un proceso disciplinario por esa ausencia, una sanción sin fundamento. Desde la Ley 2466 el proceso disciplinario tiene pasos mínimos que repasamos en la nota sobre llegadas tarde y proceso disciplinario.

Cómo documentarlas sin fricción

1. Define en el reglamento qué soporte pides para cada caso: registro civil de defunción para el luto, certificado de la cita, citación del juzgado o del colegio.
2. Fija plazos razonables para entregarlo, sin exigir lo imposible antes de la ausencia en casos de urgencia.
3. Registra la licencia contra el turno, para que el sistema no la cuente como falta ni como tardanza.
4. Guarda el soporte junto al registro de ese día, por si hay una inspección o un reclamo.
5. Mide cuánto tiempo representan al mes. La calculadora del costo de tardanzas y ausentismo te ayuda a ponerle cifra.

Cómo ayuda un sistema de control de asistencia

En Time Dalton cada ausencia o llegada tarde frente al turno aparece como incidencia: falta, tardanza o salida anticipada. El supervisor la revisa y la marca como justificada, parcial o no justificada, con su motivo, por ejemplo «licencia por luto» o «cita con especialista»; así la nómina no la descuenta por error y queda trazabilidad de quién la aprobó. Las marcaciones de entrada y salida se hacen en kiosko con tablet o en la app del colaborador, con foto.

Time Dalton no calcula el pago de las licencias, porque en Colombia no tiene nómina integrada: exporta la asistencia y sus justificaciones a Excel o por API para tu sistema de nómina. Mira cómo funciona en control de asistencia en Colombia o prueba la demo.