Planilla 03 de la DGI: qué es, plazo de 60 días y multas

La Planilla 03 es el reporte que más se olvida de los dos que dependen de la planilla mensual en Panamá. El SIPE de la CSS se presenta sí o sí porque sin él no se pagan las cuotas; el Informe 03 de la Dirección General de Ingresos tiene un plazo más largo y por eso se acumula. Desde 2022 se presenta cada mes, con multa fija si no se presenta. Aquí verás qué contiene, cuándo vence, cuánto cuesta no presentarlo y por qué su calidad depende del registro de asistencia.

¿Qué es el Informe 03?

Es el informe con el que el empleador reporta a la DGI la información de todos sus trabajadores del mes calendario: lo que se les pagó y el impuesto sobre la renta que se les retuvo. Según la DGI, lo presentan los administradores, gerentes, dueños o representantes de empresas comerciales, industriales, agrícolas o mineras, y quienes ejercen profesiones liberales, que deben retener cada mes el impuesto sobre los salarios, gastos de representación, remuneraciones o comisiones de sus empleados.

La versión vigente del formulario es la V5. Entre sus columnas están:

El primer dato, el ID de la planilla de la CSS, amarra el Informe 03 al SIPE: los dos reportes tienen que contar la misma historia del mes. Cómo preparar el lado de la CSS lo vemos en la nota sobre el SIPE de la CSS.

¿Cuándo vence?

El instructivo de la DGI remite al Decreto Ejecutivo 20 de 28 de abril de 2022: el informe del mes de junio de 2022 y de los meses siguientes, incluidos los de los años posteriores, se presenta a más tardar dentro de los sesenta días calendario siguientes al mes que corresponde (art. 3). La página de informes de la DGI lo expresa como 60 días calendario después de presentada la planilla del SIPE, de acuerdo con el calendario que publica la DGI.

Ejemplo: el Informe 03 de octubre de 2026 debe estar presentado a más tardar 60 días calendario después de terminar octubre, es decir, alrededor del 30 de diciembre de 2026. Si tu planilla de la CSS se presentó en noviembre, revisa también el calendario publicado por la DGI y quédate con la fecha que llegue primero.

El informe se llena y se presenta en línea en e-Tax 2.0, con el RUC y el NIT del empleador. Si de él resulta un saldo a favor del fisco, el empleador lo paga por cuenta de los trabajadores con los medios de pago de la DGI.

¿Cuánto cuesta no presentarlo?

Según la DGI, las multas por no presentar la Planilla 03, vigentes desde el 28 de abril de 2022, dependen de los ingresos del empleador:

La DGI aclara que rectificar el informe no genera multa. Es decir, es preferible presentar a tiempo y corregir después que esperar a tenerlo perfecto. Como el informe es mensual, una empresa pequeña que lo deja de presentar seis meses acumula hasta B/. 600 en multas que no tenían por qué existir.

Deducciones del trabajador y certificaciones

El instructivo recoge una regla que afecta a RR. HH.: el empleador que acepte pagar a sus trabajadores los créditos de ISR que resulten de las deducciones de los numerales 5, 6 y 7 del artículo 709 del Código Fiscal debe recibir del trabajador las certificaciones y declaraciones juradas que las comprueben. Según el Decreto Ejecutivo 170 de 1993, solo pueden acogerse quienes trabajaron para ese empleador los doce meses del año fiscal anterior y no tuvieron otro ingreso gravable distinto del salario. Esas certificaciones se conservan durante siete años. Qué deducciones aplican en cada caso es tema de tu contador.

La asistencia detrás del Informe 03

Las columnas de horas extra, sueldo y vacaciones salen directamente del registro de asistencia. Algunos errores típicos:

• Horas extra que se pagaron pero no se declararon, porque se pagaron por fuera de la planilla.
• Faltas sin goce que redujeron el sueldo pero no quedaron reflejadas en el mes correcto.
• Vacaciones pagadas en un mes y declaradas en otro.

Además, el artículo 128 numeral 11 del Código de Trabajo obliga a llevar un registro con las horas de trabajo, las horas extra, las vacaciones y la remuneración de cada trabajador. Si ese registro y el Informe 03 no cuadran, el problema aparece en una auditoría de la DGI o en una inspección del MITRADEL. Cómo se calcula la retención que va en el informe lo explicamos en ISR sobre salarios en Panamá.

Cómo lo resuelve un sistema de asistencia

En Time Dalton, cada concepto de la nómina de Panamá tiene asignada su columna del SIPE y su casilla de la Planilla 03 V5 (33 casillas), así que el informe sale de las planillas publicadas del mes, con el ISR calculado por el mismo motor. El archivo se genera en .xlsx y solo se descarga si no tiene errores; si un ingreso no tiene casilla asignada, no se declara y se avisa. Cada descarga queda en bitácora con el sha256 del archivo, y el calendario legal muestra el vencimiento de la Planilla 03 junto a los del SIPE y las cuotas.

Las horas extra y las faltas llegan a la planilla desde la asistencia aprobada, registrada en kiosko o en la app con foto y prueba de vida. Conoce el reloj marcador para Panamá o prueba la demo con una empresa de prueba que se reinicia cada 24 horas.