Planillas en El Salvador: horas y días que pide el artículo 138

En El Salvador no hay un artículo que diga «el patrono debe tener un reloj marcador». Lo que sí hay es el artículo 138 del Código de Trabajo, que obliga a llevar planillas o recibos de pago con un nivel de detalle que, en la práctica, solo se puede cumplir si sabes a qué hora entró y salió cada persona. Esta nota explica qué pide ese artículo, quién puede revisar las planillas y cómo armar el respaldo de horas.

Qué dice el artículo 138

Todo patrono está obligado a llevar planillas o recibos de pago en los que consten, según el caso:

• Los salarios ordinarios y extraordinarios devengados por cada trabajador.
• Las horas ordinarias y extraordinarias laboradas en jornadas diurnas o nocturnas.
• Los días hábiles, de asueto y de descanso en que laboren.
• Los salarios por comisión y toda clase de cantidades pagadas.

Los documentos deben ir firmados por el trabajador; si no sabe o no puede firmar, la ley prevé otra forma de dejar constancia de su conformidad. Además, el trabajador recibirá, si la pide, una copia de sus recibos con todos los elementos de la remuneración y los descuentos.

Fíjate en el detalle: no basta con «horas extra: 10». La planilla debe distinguir si fueron diurnas o nocturnas, porque cada una se paga distinto, y debe mostrar qué días de asueto o de descanso se trabajaron, porque llevan recargos propios.

Por qué el detalle importa: los recargos

Cada línea de la planilla responde a una regla de pago distinta del Código:

Ejemplo con un salario mínimo de comercio y servicios de $408.80 al mes. Con la convención de ÷ 30 días y ÷ 8 horas (el art. 142 manda dividir entre los días del período, y el divisor exacto conviene confirmarlo con tu asesor laboral), el día vale $13.63 y la hora $1.70. Una dependienta que en la quincena hizo 4 horas extra diurnas y trabajó el 15 de septiembre:

Si la planilla solo dice «extras: $40.88», el inspector no puede verificar si el cálculo es correcto, y tú tampoco puedes demostrarlo. El detalle de horas extra y de asuetos está en sus notas.

Quién puede pedir las planillas

Tres actores pueden exigirlas:

1. La inspección de trabajo. El artículo 38 c) de la Ley de Organización y Funciones del Sector Trabajo y Previsión Social faculta a los inspectores para exigir la presentación de planillas, recibos y otros documentos de la relación laboral, y obtener copias. Pueden entrar sin previo aviso en horas de labor (art. 38 a).
2. El Consejo Nacional de Salario Mínimo. El artículo 160 b) del Código obliga a permitir que sus delegados examinen o copien planillas o recibos, con fines estadísticos.
3. El juez de trabajo. El artículo 406 permite ordenar la exhibición de las planillas del artículo 138. Si el patrono no las presenta, no las lleva con las formalidades legales o no permite revisarlas, el trabajador puede prestar juramento estimatorio sobre lo que reclama, y el juez lo modera equitativamente.

El tercer punto es el que más cuesta: en un reclamo de horas extra sin planillas en regla, la cifra la pone, en principio, el trabajador.

En septiembre de 2026 el MTPS informó que en sus inspecciones nocturnas encontró establecimientos sin los registros o controles de asistencia requeridos, además de recargos nocturnos y horas extra sin pagar. El tema está en la agenda de la inspección del MTPS.

Cuánto tiempo guardarlas

El Código de Trabajo no fija un plazo de conservación de planillas. Como referencia, sus plazos de prescripción son cortos:

• 60 días para la indemnización por despido y la mayoría de acciones (arts. 610 y 616).
• 180 días para salarios y prestaciones por descanso semanal, asuetos, vacaciones y aguinaldo, desde que debió pagarse (art. 613).

Pero las planillas también sirven ante el ISSS, las AFP y Hacienda, que tienen sus propias reglas. Antes de destruir registros, consulta con tu asesor laboral. Guardarlas en formato digital ordenado por período es lo más práctico.

Del reloj marcador a la planilla

Un flujo que funciona en empresas salvadoreñas pequeñas y medianas:

1. Marcación diaria. Cada persona registra entrada, salida y, si aplica, pausas.
2. Clasificación. Las horas se separan en ordinarias, extras, diurnas y nocturnas según el turno.
3. Incidencias. Faltas, permisos, incapacidades y vacaciones se registran como ausencias justificadas o no.
4. Aprobación. El supervisor aprueba las horas extra antes del cierre.
5. Exportación. Los totales pasan a la planilla y el trabajador la firma.

En Time Dalton el personal marca en un kiosko web que funciona en cualquier tablet o computadora, con su número de colaborador o QR y una foto, o desde la app del colaborador con foto, prueba de vida y cotejo facial 1:1. Si la sede se queda sin internet, la marcación se guarda y se sincroniza después sin duplicarse. Con los turnos configurados, el sistema separa horas ordinarias, extras y nocturnas, y marca los días de asueto o descanso trabajados, que son justo los datos que pide el artículo 138.

Time Dalton no genera la planilla ni tiene nómina integrada en El Salvador: exporta los totales aprobados a Excel o por API para que tu contador o tu sistema de pago los use. Convertir minutos a horas para la planilla es más fácil con la calculadora de minutos a horas decimales o con la guía de horas trabajadas y decimales.

Errores frecuentes

• Sumar todas las extras juntas sin separar diurnas de nocturnas.
• No anotar los asuetos trabajados, sobre todo en comercio y restaurantes, que suelen abrir el 6 de agosto o en Semana Santa.
• Planillas sin firma o recibos que el trabajador nunca vio.
• Corregir horas a mano sin dejar rastro de quién cambió qué.
• Mezclar la propina con el salario. El artículo 29, numeral 14, obliga a entregar las propinas en un plazo no mayor de 15 días y a llevar un registro aparte.

Revisa las reglas generales en la página del reloj marcador en El Salvador o prueba la demo para ver un reporte de horas listo para exportar.