Planillas y libro de salarios en Costa Rica: extras por separado

La planilla es donde se cruzan el registro de asistencia y el dinero. En Costa Rica, el Código de Trabajo no dice cómo debe verse un reloj marcador, pero sí dice qué debe mostrar la planilla: lo ordinario, lo extraordinario por separado, y un periodo de pago que no pase de ciertos límites. Si el registro de horas no respalda esas cifras, el problema aparece en una inspección o en un reclamo. Aquí va lo que exige la ley y cómo armar ese respaldo.

¿Libro de salarios o planillas?

El artículo 176 distingue por tamaño de la plantilla permanente:

Aun sin obligación de formato, la empresa sigue reportando salarios a la CCSS y necesita probar lo pagado. El formato vigente que acepta el MTSS para el libro, en papel o electrónico, consúltalo con tu asesor laboral.

La regla de oro: extras por separado

El artículo 144 obliga a consignar en los libros de salarios o planillas, separado de lo que se refiere al trabajo ordinario, lo que se paga a cada persona por trabajo extraordinario.

Esto no es un detalle contable. Con un solo monto mezclado:

• No se puede demostrar que se pagó el recargo del 50 % del artículo 139.
• No se puede verificar que nadie pasó de 12 horas diarias entre ordinaria y extraordinaria (art. 140).
• Se complica el cálculo de vacaciones, aguinaldo, preaviso y cesantía, que usan promedios con lo ordinario y lo extraordinario (arts. 157 y 169).

Ejemplo de línea de planilla

Un operario calificado con salario mínimo diario de 2026, ₡13,991.86 (Decreto 45303-MTSS), trabaja seis días de 8 horas en una semana y hace 5 horas extra en total.

Las dos primeras líneas en columnas separadas es lo que pide el artículo 144. Si la actividad es comercial, recuerda que el salario semanal mínimo incluye el día de descanso (art. 7 del decreto); este ejemplo es de una actividad no comercial que paga por día laborado.

Para revisar el cálculo de extras con otros salarios, usa la calculadora de horas extra.

Plazos de pago

El artículo 168 deja que las partes fijen el plazo, con dos topes:

• Trabajadores manuales: no más de una quincena.
• Trabajadores intelectuales y servicio doméstico: no más de un mes.

Y el artículo 169 exige liquidar el salario completo en cada periodo, entendido como lo devengado en jornada ordinaria y extraordinaria. Pasar las horas extra de la segunda quincena «para el mes siguiente» de forma habitual choca con esa regla.

Cierre del periodo y horas extra pendientes

En la práctica, el corte de asistencia suele ser unos días antes del pago. Si una hora extra del último día no alcanza a aprobarse, lo prudente es pagarla en el siguiente periodo identificada con su fecha de origen, y que sea la excepción. Consulta con tu asesor laboral cómo tratar estos desfases en tu empresa.

Lo que el registro de asistencia debe responder

Para que la planilla tenga respaldo, el registro de cada persona debe permitir contestar:

1. ¿A qué hora entró y salió cada día, y cuánto descansó?
2. ¿Qué tipo de jornada tenía ese día (diurna, mixta o nocturna) y cuál era su límite ordinario?
3. ¿Cuántas horas pasaron de ese límite o de la jornada pactada, si es menor (art. 139)?
4. ¿Quién aprobó esas horas extra y cuándo?
5. ¿Qué ausencias hubo y si fueron justificadas, para saber qué rebajar?

Las horas en minutos se pasan a decimales antes de multiplicar: 7 horas 45 minutos son 7.75 horas, no 7.45. La nota sobre horas trabajadas y minutos a decimales explica los errores más comunes, y la calculadora de horas trabajadas los evita.

Errores frecuentes en la planilla

Estos son los fallos que más se repiten cuando la planilla se arma a mano desde hojas de asistencia:

• Calcular la hora extra sobre el salario mínimo cuando la persona gana más. El artículo 139 dice que el 50 % se aplica sobre los salarios mínimos o sobre los salarios superiores que se hayan estipulado.
• No contar como extra lo que pasa de una jornada pactada menor. Si el contrato dice 7 horas diurnas, la octava ya es extra, aunque el Código permita 8 (art. 139).
• Pagar la nocturna como si fuera diurna. La jornada nocturna ordinaria es de 6 horas; la séptima ya es extra.
• Rebajar tardías redondeadas a la hora, que convierte el rebajo en una multa prohibida por el artículo 68.
• Omitir los feriados trabajados, que se pagan dobles según el criterio del MTSS para 2026.

Cuánto guardar

El Código no fija un plazo específico de conservación de planillas. Como referencia, la persona trabajadora tiene un año desde que termina el contrato para reclamar sus derechos, y la prescripción no corre mientras sigue con el mismo patrono (art. 413). Una relación de diez años puede generar un reclamo de horas extra de cualquier momento de esa década. Consulta con tu asesor laboral la política de conservación que te conviene.

Y cuando llega la Inspección, la planilla es lo primero que piden: lo explicamos en la nota sobre la inspección del MTSS y sus multas.

Cómo lo resuelve un sistema de asistencia

Time Dalton no calcula la planilla en Costa Rica: le da a tu sistema de planilla los datos que la respaldan. Cada marcación se toma en un kiosko web por sede o en la app del colaborador, con foto, prueba de vida y cotejo facial 1:1, y funciona sin conexión. Con los turnos y el tipo de jornada configurados, el sistema separa las horas ordinarias de las extra, aplica un tope configurable y pide una segunda firma para aprobarlas. Los reportes salen con las horas en decimales, por persona y periodo, y se exportan a Excel o por API.

Conoce el reloj marcador en Costa Rica o prueba la demo.