Inspección del MTSS en Costa Rica: qué revisan y multas en 2026

Una visita de la Inspección de Trabajo rara vez empieza por la seguridad ocupacional. Empieza por papeles: planillas, horas extra pagadas, vacaciones firmadas, el reglamento interno. En Costa Rica el inspector no impone la multa en el acto, pero lo que escribe en el acta pesa mucho en un juicio. Aquí repasamos qué puede revisar, cómo es el procedimiento y cuánto cuestan las multas en 2026.

Qué puede hacer un inspector

La Ley Orgánica del MTSS, Ley 1860, regula a la Inspección General de Trabajo:

• Vela por el cumplimiento de las leyes, convenciones colectivas y reglamentos sobre condiciones de trabajo y previsión social (art. 88), y colabora con los inspectores de la CCSS cuando estos lo piden.
• Visita los lugares de trabajo de cualquier naturaleza, en distintas horas del día y aun de noche si se trabaja en ese horario (art. 89).
• Revisa planillas, libros de salarios, medios de pago y otros documentos que le ayuden a su labor (art. 89). Si encuentra resistencia injustificada, informa al juez de trabajo y puede pedir auxilio policial para no ser impedido.
• Examina las condiciones de higiene y seguridad (art. 90).
• Actúa de oficio o por denuncia de las personas trabajadoras o de cualquier persona (art. 91).

El Código de Trabajo, por su parte, obliga al patrono a permitir la inspección y a dar los informes indispensables (art. 69, inciso f), y le permite pedir al inspector que muestre su credencial.

El valor del acta

Las actas e informes de los inspectores tienen valor de prueba muy calificada, y solo se dejan de lado si otras pruebas muestran de forma evidente que son inexactas, falsas o parciales (art. 94 de la Ley 1860). Si el acta dice que no había registro de horas extra, desmentirlo después cuesta.

El procedimiento: prevención, acta y juzgado

1. Visita o denuncia. El MTSS recibe denuncias en sus oficinas y por su sala de chat de inspección.
2. Prevención escrita. Si comprueba una violación, la Inspección requiere al patrono por escrito para que se ajuste a derecho dentro del plazo que le fije (art. 92).
3. Revisión. Si el patrono corrige, el caso se cierra en esa etapa.
4. Acta y acusación. Vencido el plazo sin cumplir, la Inspección levanta un acta y su jefatura presenta la acción judicial (art. 92).
5. Sentencia. Los tribunales de trabajo conocen las faltas (art. 397 del Código) y fijan la multa.

El paso 2 es la oportunidad de corregir sin juicio. Por eso conviene tener los registros listos y saber cuánto tardas en reunirlos.

Las multas en salarios base

El artículo 398 del Código de Trabajo fija seis tramos en salarios base. La Circular 246-2025 de la Corte Suprema fijó el salario base de 2026 en ₡462,200.

Dos reglas del artículo 400:

• Las infracciones a normas prohibitivas del Código o de las leyes de trabajo se sancionan desde el numeral 3 (8 salarios base, ₡3,697,600) en adelante. Ocupar a alguien en un feriado sin las excepciones legales, por ejemplo, choca con una prohibición (art. 149).
• No entregar informes, documentos o permisos que piden las autoridades se sanciona con el numeral 1, siempre que haya mediado una prevención con 15 días de plazo.

Para graduar, el juez considera la gravedad, las consecuencias, el número de faltas y cuántas personas trabajadoras fueron afectadas (art. 401). La sanción puede reducirse si el infractor se compromete a reparar el daño de inmediato y de forma integral. La responsabilidad de las personas jurídicas es objetiva (art. 399).

Qué te van a pedir sobre jornada y asistencia

Ningún artículo trae una lista cerrada, pero estos documentos salen de obligaciones expresas del Código:

Más allá de la lista, lo que se revisa en un reclamo de horas extra es si el registro de entradas y salidas cuadra con lo pagado. Si una persona marcó 10 horas diarias toda la semana y la planilla no muestra extras, el problema no es el formato. Lo detallamos en la nota sobre planillas y libro de salarios.

Cómo prepararte

1. Ten un responsable que reciba al inspector y sepa dónde está cada documento.
2. Reúne los registros de los últimos meses por persona: marcaciones, horas extra aprobadas y pagadas, vacaciones, incapacidades.
3. Corrige en el plazo de la prevención y guarda la prueba de que lo hiciste.
4. Revisa los topes de jornada: nadie por encima de 12 horas diarias entre ordinaria y extra (art. 140), como explicamos en jornada y horas extra en Costa Rica.
5. Ten el reglamento interno aprobado y colocado en dos sitios visibles. Ver la nota sobre el reglamento interno de trabajo.

Cómo lo resuelve un sistema de asistencia

Lo que más tiempo toma en una inspección es reunir registros dispersos. Time Dalton guarda cada marcación con hora, foto, prueba de vida, cotejo facial 1:1 y la sede donde se hizo, en una bitácora que no se edita: si algo se corrige, queda el motivo y quién lo hizo. Con más de 20 reportes puedes sacar en minutos las horas trabajadas, las extras aprobadas con segunda firma y las incidencias de cada persona, y exportarlas a Excel. En Costa Rica, la planilla la calculas en tu sistema con esos datos.

Para medir cuánto tiempo te toma hoy armar esos reportes, prueba la calculadora de tiempo de captura de asistencia. Conoce el reloj marcador en Costa Rica o prueba la demo.