Reglamento interno de trabajo en Costa Rica: contenido y aprobación

Muchas empresas en Costa Rica tienen un documento llamado «reglamento interno» que nadie aprobó, que se entregó por correo y que dice cosas como «tres tardías equivalen a un día de rebajo». Cuando llega un reclamo, ese documento sirve de poco. El Código de Trabajo trata el reglamento como un instrumento con trámite propio: se aprueba en el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social (MTSS), se anuncia y se exhibe. Aquí van los requisitos, el contenido mínimo y lo que conviene escribir sobre jornada y asistencia.

Qué es y para qué sirve

El artículo 66 lo define como el documento que elabora el patrono, de acuerdo con las leyes, decretos, convenciones y contratos vigentes, para precisar las condiciones obligatorias a las que se sujetan él y sus trabajadores en la ejecución del trabajo.

En la práctica, es lo que convierte tus reglas de asistencia en algo exigible. Sin reglamento aprobado, una amonestación por tardías o una suspensión pueden discutirse con más facilidad, porque no hay una norma previa conocida por todos.

El trámite del artículo 67

El requisito de dos sitios visibles se pensó para una sola planta. Si tienes varias sedes, la lectura prudente es exhibirlo en cada una. Los requisitos y formularios vigentes del trámite los da el MTSS; consúltalos allí antes de presentar el proyecto.

Ejemplo de calendario. Si el MTSS aprueba tu reglamento el 1 de noviembre y lo comunicas ese mismo día, puede regir desde el 16 de noviembre. Si lo comunicas el 10, rige desde el 25. Cualquier sanción aplicada antes de esa fecha se apoya en las reglas anteriores.

El contenido mínimo del artículo 68

Además de las reglas técnicas, administrativas y de seguridad e higiene que la empresa considere necesarias, el reglamento debe contener:

a) Las horas de entrada y de salida, el tiempo para las comidas y los periodos de descanso durante la jornada.

b) El lugar y el momento en que comienzan y terminan las jornadas.

c) Los tipos de salario y las categorías de trabajo.

d) El lugar, el día y la hora de pago.

e) Las disposiciones disciplinarias y la forma de aplicarlas, con dos límites: no se puede descontar suma alguna del salario en concepto de multa, y la suspensión sin goce de salario no puede pasar de ocho días ni decretarse antes de oír al interesado y a los compañeros que este indique.

f) Ante quién se presentan las peticiones o reclamos y cómo.

g) Las normas especiales según la clase de labor, la edad y el sexo de las personas trabajadoras.

El inciso b) y el reloj marcador

El inciso b) es el que más se relaciona con la asistencia: el lugar y el momento en que empieza y termina la jornada. Si la jornada empieza al marcar en el kiosko de la entrada, o al llegar al puesto después de cambiarse el uniforme, el reglamento debe decirlo. Ese detalle decide si los minutos de vestidor son tiempo de trabajo y, por lo tanto, si pueden generar horas extra.

Qué escribir sobre asistencia

Un capítulo de asistencia útil responde estas preguntas:

1. Horarios por turno, con el tipo de jornada (diurna, mixta o nocturna) y los descansos.
2. Dónde y cómo se marca: kiosko por sede, app con ubicación para quien trabaja en campo, qué hacer si no hay conexión.
3. Tolerancia de entrada, si la hay, y si se rebaja al excederla.
4. Cómo se piden y se aprueban las horas extra, recordando el tope de 12 horas diarias entre ordinaria y extraordinaria (art. 140).
5. Cómo se justifica una ausencia: plazo para avisar, documentos (incapacidad de la CCSS, constancia de cita médica) y quién la aprueba.
6. La escala disciplinaria por tardías, ausencias y salidas anticipadas, sin multas y con suspensiones de hasta ocho días.
7. Quién corrige una marcación y cómo queda constancia.

Para el rebajo y la escala de tardías, la nota sobre llegadas tardías en Costa Rica trae ejemplos en colones. Y si buscas una plantilla de política, la guía para redactar la política de asistencia y puntualidad sirve de borrador.

Teletrabajo y reglamento

El reglamento de la Ley de Teletrabajo (Decreto 42083) dio a los patronos privados que necesitaran ajustar sus reglamentos de trabajo un plazo de seis meses para presentar las modificaciones ante el MTSS. Si tu empresa adoptó el teletrabajo después y tu reglamento no lo contempla, conviene incluir cómo se controla la jornada a distancia. Lo explicamos en la nota sobre teletrabajo y la Ley 9738.

Errores comunes

• Aplicarlo sin aprobación: las sanciones quedan sin una base clara.
• Cambiar el horario por correo sin modificar el reglamento cuando el horario está en él.
• Multas disfrazadas: «rebajo de un día por tres tardías».
• Suspender sin oír: el inciso e) exige escuchar antes a la persona.
• Sancionar tarde: el patrono tiene un mes desde que conoce la falta (art. 414).

Cómo lo resuelve un sistema de asistencia

El reglamento fija las reglas; el sistema las aplica igual para todos. En Time Dalton configuras los turnos, el rol semanal, las tolerancias y los feriados de cada sede, y el sistema detecta tardanzas, faltas, salidas anticipadas y descansos excedidos según esas reglas. Las horas extra pasan por un tope configurable y una segunda firma. Se marca en kiosko web o en la app con foto, prueba de vida, cotejo facial 1:1 y geocercas por sede, también sin conexión. Las correcciones quedan en una bitácora que no se edita, útil cuando la Inspección o un juzgado piden el respaldo.

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