Llegadas tardías en Costa Rica: rebajos, amonestaciones y sin multas

La llegada tardía es la incidencia más común en cualquier reloj marcador y también la que más reglas inventadas acumula: «tres tardías, un día rebajado», «cada minuto tarde cuesta ₡1,000», «después de las 8:10 ya no se marca». En Costa Rica, el Código de Trabajo deja poco margen para esas prácticas. Se rebaja el tiempo no trabajado, se sanciona con la escala del reglamento interno y no se cobran multas.

La regla: rebajo por tiempo, no multa

El artículo 68, inciso e), dice que el reglamento de trabajo contendrá las disposiciones disciplinarias, y aclara: «se prohíbe descontar suma alguna del salario de los trabajadores en concepto de multa».

Eso deja dos cosas distintas:

El rebajo no es una sanción: es no pagar un tiempo que no se trabajó. Por eso no puede ser mayor que ese tiempo.

Cómo calcular el rebajo

El valor de la hora sale del salario. Con el salario mínimo de un trabajador no calificado en 2026, ₡12,436.41 por jornada diaria según el Decreto 45303-MTSS, y una jornada diurna de 8 horas:

• Valor hora: ₡12,436.41 ÷ 8 = ₡1,554.55
• Valor minuto: ₡1,554.55 ÷ 60 = ₡25.91

Ejemplo 1. Llega 25 minutos tarde: 25 × ₡25.91 = ₡647.75.

Ejemplo 2. En el mes acumula cuatro tardías de 10, 15, 5 y 20 minutos: 50 minutos en total, que son ₡1,295.50. Rebajar un día completo (₡12,436.41) por «acumular cuatro tardías» sería una multa encubierta.

Ejemplo 3, salario mensual. Una recepcionista gana ₡405,710.70, el mínimo de semicalificado. Con el divisor de 30 días y 8 horas del decreto, la hora vale ₡405,710.70 ÷ 30 ÷ 8 = ₡1,690.46. Una tardía de 12 minutos: 0.2 × ₡1,690.46 = ₡338.09.

Si pasas minutos a horas decimales para la planilla, usa el convertidor de minutos a horas decimales; la nota sobre horas trabajadas y minutos a decimales explica los errores típicos.

Redondeos

Redondear cada tardía al cuarto de hora o a la hora completa hace que se rebaje más tiempo del real. Si tu sistema redondea, que sea a favor de la persona o no lo hagas. El Código no regula el redondeo, así que, en caso de duda, consulta con tu asesor laboral.

Tolerancia: opcional, pero escrita

El Código no obliga a dar minutos de tolerancia. Si la empresa los da, por ejemplo cinco minutos, debe decidir dos cosas y dejarlas en el reglamento:

1. Si la tolerancia se rebaja o no cuando se excede (si alguien llega 8 minutos tarde, ¿se rebajan 8 o 3?).
2. Si las tardías dentro de la tolerancia cuentan para la escala disciplinaria.

Lo que no se vale es aplicar tolerancias distintas a personas en el mismo puesto.

Cuando las tardías se repiten

El rebajo no corrige el hábito. Para eso está la escala disciplinaria del reglamento interno, que según el artículo 68 debe incluir las horas de entrada y salida y las disposiciones disciplinarias con su forma de aplicarlas. Una escala típica:

1. Amonestación verbal, con constancia.
2. Amonestación escrita.
3. Suspensión sin goce de salario, de hasta ocho días y solo después de oír a la persona y a los compañeros que indique (art. 68, inciso e).

El reglamento, a su vez, debe estar aprobado por el MTSS para que se pueda aplicar. Lo explicamos en la nota sobre el reglamento interno de trabajo.

¿Y el despido?

Las llegadas tardías no aparecen como causa propia en el artículo 81. Podrían llegar a una falta grave si hay desobediencia manifiesta y reiterada a las normas de trabajo (inciso h) o una falta grave al contrato (inciso l), pero eso depende de los hechos y de las sanciones previas. Consulta con tu asesor laboral antes de despedir por tardías. Las ausencias completas sí tienen regla propia: dos días seguidos o más de dos alternos.

Tardías justificadas

No toda llegada tardía es una falta. Antes de rebajar o amonestar, revisa si hubo una causa que la ley o tu reglamento protegen:

• Lactancia: la madre en periodo de lactancia puede elegir entrar una hora más tarde, con esa hora remunerada (art. 97). Si eligió esa opción, su hora de entrada es otra y el sistema no debe marcarla tarde.
• Citas médicas de la trabajadora tras el parto o del bebé, con permiso con goce (art. 94).
• Teletrabajo con horario flexible pactado con la jefatura (Ley 9738, art. 6): la tardía se mide contra el horario acordado, no contra el de la oficina.
• Permisos concedidos por el supervisor, aunque sean de palabra. Conviene que queden registrados para que no aparezcan después como tardías.

Un caso frecuente es el transporte: un bloqueo o un accidente en la ruta. El Código no lo trata de forma expresa; define en el reglamento si se justifica con alguna prueba y aplícalo igual a todos.

Los plazos para sancionar

• Un mes desde la falta o desde que el patrono la conoció para aplicar la sanción (art. 414). Una tardía de marzo no se puede amonestar en junio.
• Un año de vigencia para una sanción impuesta por escrito tras un procedimiento: después caduca (art. 415). Por eso la escala debe contar solo las sanciones vigentes.

Cómo llevarlo sin pleitos

1. Fija hora de entrada, tolerancia y escala en el reglamento interno aprobado.
2. Rebaja minutos reales, sin redondear en contra de la persona.
3. Registra cada sanción con fecha y la constancia de que se oyó a la persona.
4. Revisa las tardías cada semana: el plazo de un mes corre rápido.

Cómo lo resuelve un sistema de asistencia

Time Dalton calcula la tardía contra el turno de cada persona y la tolerancia que configures, y la convierte en una incidencia que el supervisor justifica (por ejemplo, un permiso) o confirma con motivo. El reporte muestra los minutos exactos por persona y periodo para el rebajo, sin redondeos que no hayas definido, y se exporta a Excel o por API a tu planilla. Las marcaciones se hacen en kiosko web o en la app con foto, prueba de vida y cotejo facial 1:1, lo que evita que un compañero marque por otro.

Para ver cuánto te cuestan las tardías al mes, usa la calculadora de costo de tardanzas y ausentismo. Conoce el reloj marcador en Costa Rica o prueba la demo.