Reloj marcador con sedes en San José, Heredia, Alajuela y Liberia

Una cadena de farmacias con locales en San José centro y Escazú, una distribuidora con bodega en Heredia y punto de venta en Cartago, o una empresa de servicios con oficina en Alajuela y operación en Liberia viven el mismo problema cada quincena: juntar las marcaciones de cada sede, cuadrar los horarios distintos y explicar por qué la hoja de una sede llegó tarde o con correcciones. La buena noticia es que en Costa Rica las reglas laborales son las mismas en las siete provincias. Lo difícil no es la ley, es la logística.

Las mismas reglas en todas las sedes

El Código de Trabajo es nacional, y el decreto 45303-MTSS fija los salarios mínimos de 2026 para todo el país y para todas las actividades. No hay un mínimo para la Gran Área Metropolitana y otro para Guanacaste. Lo que cambia el mínimo es la ocupación:

Tampoco cambian los feriados. Los del artículo 148 son nacionales: el 25 de julio es feriado de pago obligatorio en San José igual que en Liberia, y por la Ley 10438 de 2024 nunca se traslada a otro día. En 2026 ningún feriado se movió a lunes. Lo que queda del año es el 1 de diciembre (martes, pago no obligatorio) y el 25 de diciembre (viernes, pago obligatorio).

Lo que sí cambia por sede

Horarios y tipo de jornada

Cada sede puede tener su horario, pero la clasificación de la jornada es la misma en todas: diurna de 5:00 a 19:00 con límite de 8 horas, mixta con límite de 7 y nocturna con límite de 6 cuando hay 3.5 horas o más entre las 19:00 y las 5:00 (arts. 135, 136 y 138). Un local de Heredia que abre de 10:00 a 20:00 y uno de Liberia que cierra a las 22:00 pueden necesitar turnos distintos para no generar extras sin querer.

Fíjate en Cartago: un turno de 12:00 a 20:00 dura 8 horas, pero es mixto por la hora después de las 19:00, así que la octava hora es extra. Con la calculadora de horas trabajadas puedes revisar cada horario antes de publicar el rol.

Quién aprueba y qué ve cada supervisor

En una empresa multisede, el encargado de Liberia no debería aprobar extras de Cartago. Define por sede quién justifica tardanzas, quién aprueba horas extra y quién revisa marcaciones dudosas. El reglamento interno debe señalar las personas ante quienes se presentan los reclamos (art. 68 f), y conviene que ese organigrama coincida con los permisos del sistema.

Una política, varias sedes

El reglamento interno de trabajo es uno por empresa y debe contener las horas de entrada y salida, los descansos y el lugar y momento en que comienza y termina la jornada (art. 68). Con varias sedes, lo práctico es un anexo por sede con sus horarios. Recuerda que el reglamento y sus modificaciones requieren aprobación previa del MTSS y deben darse a conocer 15 días antes de regir (art. 67). Lo explicamos en la nota sobre el reglamento interno de trabajo.

Las reglas de tardanzas y faltas deben ser iguales en todas las sedes. Si en San José se tolera llegar 10 minutos tarde y en Alajuela 5, el trato desigual se vuelve un problema en el primer reclamo.

Faltas y traslados entre sedes

La causal de despido por ausencias del artículo 81 g) se cuenta por persona, no por sede: dos días consecutivos o más de dos alternos dentro del mismo mes calendario, sin permiso y sin causa justificada. Si alguien trabaja tres días en Heredia y dos en San José, sus faltas se suman. Por eso conviene que la ficha del colaborador sea una sola, aunque marque en varias sedes. El detalle está en la nota sobre ausencias injustificadas.

Cuando una persona viaja de Alajuela a Liberia para cubrir una semana, define antes qué horario le aplica y desde qué hora cuenta su jornada. El artículo 137 considera trabajo efectivo el tiempo en que la persona está a las órdenes del patrono; si el traslado se hace por orden de la empresa en horas de trabajo, consulta con tu asesor laboral cómo tratarlo.

Distancias y conexión

En la Gran Área Metropolitana casi todas las sedes tienen internet estable. Fuera de ella, como en una operación cerca de Liberia o en un local rural de Cartago, la conexión puede fallar justo a la hora de entrada. Un reloj marcador que depende del internet para guardar la marcación deja huecos que después se rellenan a mano. La nota sobre control de asistencia sin internet explica cómo evitarlo.

El cierre de quincena sin hojas de cálculo

El artículo 168 fija que el salario de los trabajadores manuales se paga al menos cada quincena. Con cinco sedes, eso significa cinco fuentes de marcaciones que deben llegar a tiempo, sin correcciones a mano y con las extras separadas, porque el artículo 144 exige anotarlas aparte del pago ordinario. En una inspección del MTSS, el inspector puede revisar planillas y documentos en cualquier sede (Ley 1860, art. 89); el detalle está en la nota sobre la inspección del MTSS.

Si hoy consolidas en Excel, la guía para pasar del Excel a un sistema de asistencia te ayuda a hacer el cambio sede por sede.

Cómo lo resuelve un sistema de asistencia

Time Dalton es multiempresa y multisede. Cada sede tiene su kiosko web en cualquier tablet o computadora, su geocerca o su red autorizada por IP, y su propio rol de turnos. Las marcaciones llevan foto, prueba de vida y cotejo facial 1:1 contra la foto de referencia, y si una sede pierde internet, el kiosko guarda las marcaciones y las sincroniza después sin duplicar.

En el panel ves todas las sedes en tiempo real, con supervisores limitados a las suyas y una bitácora que no se edita. Las tolerancias, los feriados y el tope de horas extra se configuran una vez para toda la empresa, y los más de 20 reportes salen por sede o consolidados, listos para exportar a Excel o por API a tu sistema de planilla; en Costa Rica no hay nómina integrada.

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