Vacaciones en Colombia: 15 días hábiles, acumulación y pago

Las vacaciones parecen el tema más tranquilo de recursos humanos, hasta que llega diciembre y media planta pide salir al mismo tiempo, alguien tiene tres años sin descansar o una persona se enferma a mitad de sus vacaciones. En Colombia las reglas están en los artículos 186 a 192 del Código Sustantivo del Trabajo y son bastante precisas. Aquí van, con ejemplos en pesos y lo que conviene registrar para no tener problemas en una inspección.

¿Cuántos días de vacaciones corresponden?

El artículo 186 dice que quien haya trabajado un año tiene derecho a 15 días hábiles consecutivos de vacaciones remuneradas. «Hábiles» quiere decir que los domingos y festivos que caen dentro del periodo no se descuentan del saldo: si alguien sale un lunes, los 15 días hábiles terminan, en una semana de lunes a sábado sin festivos, en el tercer sábado.

¿El sábado es hábil? Depende de la jornada de tu empresa. Si la semana se reparte de lunes a viernes, lo usual es tratar el sábado como no hábil y el periodo se alarga. Esa definición no está en el artículo 186; acuérdala en tu reglamento o confírmala con tu asesor laboral.

Los festivos importan mucho al calcular la fecha de regreso. Si alguien sale el 30 de noviembre de 2026, el festivo del 8 de diciembre (martes) no cuenta como día de vacaciones. El calendario completo está en la nota sobre festivos en Colombia 2026 y 2027.

Existe una regla especial: los profesionales y ayudantes de establecimientos dedicados a la lucha contra la tuberculosis y quienes aplican rayos X tienen 15 días de vacaciones por cada seis meses de servicio.

¿Quién decide la fecha y con cuánta anticipación?

El artículo 187 fija tres obligaciones del empleador:

1. Señalar la época de vacaciones a más tardar dentro del año siguiente a aquel en que se causaron, de oficio o a petición del trabajador, sin perjudicar el servicio.
2. Avisar con 15 días de anticipación la fecha en que las concederá.
3. Llevar un registro especial de vacaciones con la fecha de ingreso de cada trabajador, la fecha en que toma y termina sus vacaciones y la remuneración recibida.

Ese registro es lo primero que pide un inspector cuando hay un reclamo por vacaciones. Si hoy lo llevas en una hoja de cálculo que nadie actualiza, es buen momento para ordenarlo.

¿Se pueden acumular, partir o pagar en dinero?

Si alguien solo disfruta seis días en un año, la ley presume que acumula los demás para los periodos siguientes (artículo 190, numeral 4). Al terminar el contrato, las vacaciones causadas y no disfrutadas se pagan en la liquidación.

¿Qué pasa con una incapacidad durante las vacaciones?

El artículo 2.2.3.3.8 del Decreto 780 de 2016, incorporado por el Decreto 1427 de 2022, dice que si durante las vacaciones se expide una incapacidad de origen común, las vacaciones se interrumpen por el tiempo que dure la incapacidad y se reanudan al día siguiente de que termine. Quién paga cada día de esa incapacidad lo explicamos en la nota sobre incapacidades en Colombia.

¿Cómo se pagan las vacaciones?

El artículo 192 dice que durante las vacaciones se paga el salario ordinario que la persona devengue el día en que empieza a disfrutarlas. Para liquidarlas se excluyen el valor del trabajo en días de descanso obligatorio y el de las horas extra. Si el salario es variable, se usa el promedio de lo devengado en el año anterior a la fecha en que se conceden.

Ejemplo 1, compensación en dinero. Una coordinadora con salario de COP 3.000.000 acuerda por escrito que le paguen en dinero la mitad de sus vacaciones del año, es decir, 7,5 días hábiles. Si se toma el salario diario sobre 30 días (COP 100.000), el pago es 7,5 × 100.000 = COP 750.000, con base en el último salario (artículo 189, numeral 3).

Ejemplo 2, vacaciones proporcionales al terminar el contrato. Por cada 360 días de trabajo corresponden 15 días de vacaciones. Si la misma coordinadora sale después de 240 días sin haber disfrutado vacaciones de ese periodo, le corresponden 240 × 15 ÷ 360 = 10 días, que a COP 100.000 suman COP 1.000.000.

Las suspensiones del contrato, como una licencia no remunerada, se pueden descontar del tiempo que genera vacaciones (artículo 53 del Código). Las incapacidades no son suspensiones y no se restan. El mismo artículo aplica a las cesantías, así que conviene usar el mismo conteo de días para ambas.

Errores frecuentes con las vacaciones

1. Contar domingos y festivos como días de vacaciones. Son 15 días hábiles, no 15 calendario.
2. No avisar con 15 días. El aviso es una obligación del empleador y conviene dejarlo por escrito.
3. Pagar más de la mitad en dinero. El resto debe disfrutarse.
4. Incluir horas extra y dominicales en la base. El artículo 192 los excluye.
5. Dejar que alguien acumule más de lo permitido. Revisa cada año quién supera los dos años de vacaciones pendientes.

Cómo ayuda un sistema de control de asistencia

Un buen registro de vacaciones depende de saber qué días no trabajó cada persona y por qué. En Time Dalton configuras turnos, rol semanal y festivos por sede; con eso, el sistema sabe qué días debía trabajar cada colaborador. Cada marcación se hace en un kiosko con tablet o en la app, con foto y prueba de vida, y las ausencias quedan como incidencias que el supervisor justifica con su motivo, por ejemplo, vacaciones o incapacidad.

Time Dalton no liquida vacaciones ni otras prestaciones en Colombia, porque allí no tiene nómina integrada: exporta la asistencia a Excel o por API para que tu sistema de nómina las calcule. Mira cómo funciona en control de asistencia en Colombia o prueba la demo con una empresa de ejemplo.