Cesantías e intereses en Colombia: cálculo y fechas de pago

Las cesantías son la prestación que más se paga tarde en Colombia, y la que más cuesta pagar tarde: la sanción corre por cada día. Además tienen dos obligaciones distintas que a veces se confunden, la consignación en el fondo y el pago de los intereses al trabajador, con fechas diferentes. Esta guía resume las reglas del Código Sustantivo del Trabajo y de la Ley 50 de 1990, con fórmulas y ejemplos en pesos.

¿Qué son las cesantías y cuánto se pagan?

El artículo 249 del Código dice que todo empleador debe pagar a sus trabajadores, al terminar el contrato, un mes de salario por cada año de servicios y proporcionalmente por fracción de año. Con el régimen de la Ley 50 de 1990, que es el que aplica a casi todos los contratos privados actuales, ese valor se liquida cada año al 31 de diciembre y se consigna en un fondo.

La base sale del artículo 253: se toma el último salario mensual si no varió en los tres últimos meses; si varió, o si el salario es variable, se usa el promedio de lo devengado en el último año o en todo el tiempo servido si es menor. Así, las horas extra, los recargos nocturnos y el trabajo en día de descanso que la persona recibió de forma habitual terminan moviendo la base. Por eso un registro de asistencia mal llevado no solo afecta la nómina del mes, sino también las cesantías del año.

En la práctica, la base de quien gana hasta dos salarios mínimos incluye también el auxilio de transporte. Esa inclusión viene de una ley de 1963 que no revisamos en su texto oficial para esta nota: «Por confirmar» con tu asesor laboral. El detalle del auxilio está en la nota sobre el auxilio de transporte 2026.

¿Cómo se calculan las cesantías y sus intereses?

Las fórmulas usan años de 360 días y meses de 30:

• Cesantías = salario base mensual × días trabajados ÷ 360.
• Intereses = cesantías × días trabajados × 12 % ÷ 360.

Ejemplo 1, año completo. Una analista gana COP 2.000.000 y recibe auxilio de transporte de COP 249.095; su base es COP 2.249.095.

Ejemplo 2, ingreso a mitad de año. Si la misma analista entró el 1 de marzo de 2026, al 31 de diciembre lleva 300 días en el calendario de 360.

Fíjate en que los intereses no son simplemente el 12 % de las cesantías cuando el periodo es menor a un año: se proporcionan otra vez por los días. Ese es uno de los errores más repetidos en las hojas de cálculo.

¿Cuándo se consignan y cuándo se pagan los intereses?

Son dos fechas distintas y dos destinatarios distintos:

El numeral 3 del artículo 99 es claro: el empleador que incumpla el plazo de consignación debe pagar un día de salario por cada día de retardo. Si una persona gana COP 2.000.000, cada día de atraso cuesta COP 66.666,67 solo para ella. Un mes de retraso en una planta de 50 personas puede costar más que las cesantías mismas.

¿Se puede pagar directo al trabajador?

La Ley 2466 de 2025 añadió el parágrafo 4 al artículo 57 del Código: si el empleador acredita de manera fehaciente que pagó directamente al trabajador el valor de las cesantías, ese pago se considera liberatorio y no procede la sanción por no consignación, salvo que se demuestre que el pago no fue libre o que no se usó para fines autorizados por la ley. El mismo parágrafo aclara que la afiliación a un fondo de cesantías sigue siendo obligatoria. Antes de cambiar tu práctica, revísala con tu asesor laboral, porque el artículo 254 sigue prohibiendo los pagos parciales antes de terminar el contrato salvo en los casos autorizados.

¿Qué ausencias reducen las cesantías?

Aquí entra la asistencia. El artículo 53 del Código dice que los periodos de suspensión del contrato (el artículo 51 incluye la licencia o permiso temporal que concede el empleador y la suspensión disciplinaria) pueden descontarse al liquidar vacaciones, cesantías y jubilación.

Un ejemplo: si la analista del ejemplo 1 tuvo una licencia no remunerada de 10 días en 2026, su empleador puede liquidar 350 días en vez de 360. Sus cesantías quedarían en 2.249.095 × 350 ÷ 360 = COP 2.186.620,14.

En cambio, una incapacidad por enfermedad o una licencia de maternidad no son suspensiones de ese tipo y no se descuentan. Tampoco se descuentan las tardanzas: una llegada tarde se maneja en la nómina del mes o por el proceso disciplinario, no en el conteo de días de cesantías. Para saber qué novedad reportar en cada caso, revisa la nota sobre ausentismo y PILA.

Errores frecuentes en la liquidación

1. Usar el salario de diciembre cuando hubo variación. Si el salario cambió en los últimos tres meses o es variable, la base es el promedio del año.
2. Olvidar las horas extra habituales. Las horas extra y los recargos son salario (art. 127 CST) y entran al promedio.
3. Pagar los intereses tarde. Los intereses van al trabajador en enero; no esperan a la consignación de febrero.
4. Descontar días que no son suspensión. Incapacidades, licencias de maternidad o paternidad y vacaciones no se restan.
5. No dejar soporte de las licencias no remuneradas. Si vas a descontar días, necesitas la solicitud y la aprobación escritas.

La prima de servicios usa una fórmula muy parecida y suele liquidarse con los mismos datos.

Cómo ayuda un sistema de control de asistencia

Las cesantías dependen de dos datos que salen del día a día: los días que corren en el año y las horas extra y recargos que mueven la base. En Time Dalton cada marcación queda con hora, foto y lugar, desde un kiosko en tablet o desde la app del colaborador. Las faltas quedan como incidencias que el supervisor justifica con su motivo, y las horas extra se aprueban con tope y segunda firma, separadas en diurnas y nocturnas y por tipo de día.

Time Dalton no liquida cesantías, intereses ni ninguna prestación en Colombia, porque allí no tiene nómina integrada: exporta la asistencia aprobada a Excel o por API para que tu sistema de nómina haga el cálculo. Mira cómo se ve en control de asistencia en Colombia o prueba la demo.