Control de asistencia con sedes en Bogotá, Medellín, Cali y más

Cuando una empresa abre su segunda o tercera sede, el control de asistencia suele partirse: un reloj en la planta de Bogotá, una hoja de cálculo en la tienda de Medellín, mensajes de WhatsApp del supervisor de Barranquilla. Cada sede reporta a su manera y la nómina pasa los primeros días de cada quincena cuadrando archivos. La ley no ayuda a separar: en Colombia las reglas de jornada son las mismas en todas las ciudades. La diferencia está en cómo opera cada sede.

Qué es igual en todas las ciudades

El Código Sustantivo del Trabajo es nacional. Para el control de asistencia eso significa que en Bogotá, Medellín, Cali, Barranquilla, Bucaramanga o Cartagena rigen las mismas reglas:

El auxilio de transporte tiene un matiz: el Decreto 1470 de 2025 dice que se paga a quienes devengan hasta dos salarios mínimos en todos los lugares del país donde se preste el servicio público de transporte. En una sede rural sin ese servicio, revisa el caso con tu asesor.

Todo el país usa además la misma hora (UTC−5), sin horario de verano, así que no hay que convertir zonas horarias entre sedes. Las reglas que más se mueven, como el recargo dominical o la jornada, se explican en recargo dominical y festivo y en la nota sobre la Ley 2101.

Qué cambia de una sede a otra

Aunque la ley sea la misma, cada sede tiene su realidad:

• Horarios y turnos. Una planta en la sabana de Bogotá puede trabajar tres turnos; una oficina comercial en Bucaramanga, uno solo de lunes a viernes; un punto de venta en Cali, con domingos y festivos.
• Forma de marcar. Una bodega con 200 personas que entran a la misma hora necesita un kiosko rápido; un equipo de mercaderistas en Barranquilla que visita puntos de venta necesita marcar desde el celular, con ubicación.
• Quién aprueba. El jefe de la sede conoce a su gente; tiene sentido que justifique las tardanzas de su equipo y no las de otra ciudad.
• Reglamento y publicación. El artículo 120 del Código, modificado por la Ley 2466, exige fijar el reglamento de trabajo en cada lugar de trabajo separado, salvo que se publique por un medio virtual al que los trabajadores accedan en cualquier momento.

Cómo organizar el control de asistencia multisede

1. Una sola política, escrita una vez. Tolerancia, qué es una tardanza, cómo se piden permisos, quién aprueba horas extra. Si cada sede inventa la suya, los reclamos por trato desigual llegan solos. La guía para redactar la política de asistencia sirve de base.
2. Turnos definidos por sede. El horario de la planta de Medellín no tiene por qué ser el de la oficina de Bogotá, pero ambos deben sumar como máximo 42 horas, o la jornada pactada, y respetar las 8 horas diarias o el acuerdo de jornada flexible.
3. El medio de marcación correcto para cada sede. Kiosko en tablet donde hay flujo concentrado; app con geocerca donde el personal está disperso. Lo explicamos en geocercas para personal en campo.
4. Supervisores con alcance limitado. Cada jefe ve y aprueba solo su sede. Es más ordenado y protege los datos personales de los demás.
5. Un mismo formato de salida para la nómina. Las horas ordinarias, extra diurnas y nocturnas, y en festivo o descanso, deben salir con el mismo formato de todas las sedes. Si hoy lo haces a mano, calcula cuánto te cuesta con la calculadora de tiempo de captura manual.

Un ejemplo de cierre de quincena

Una empresa de distribución tiene 120 personas: 60 en Bogotá, 30 en Medellín, 20 en Cali y 10 en Barranquilla. Antes, cada sede mandaba una hoja de cálculo distinta y alguien de nómina dedicaba dos días por quincena a unificarlas, corregir horas mal sumadas y perseguir supervisores para que aprobaran extras.

Con un solo sistema, el flujo queda así: cada persona marca en el kiosko o la app de su sede; las tardanzas y faltas aparecen solas contra el turno; cada supervisor las justifica o no antes del corte; las horas extra pasan por la segunda firma; y nómina descarga un solo archivo con las 120 personas. El trabajo que queda es revisar excepciones, no capturar.

Si estás en ese punto, la guía para pasar del Excel a un sistema de asistencia propone cómo hacer el cambio sede por sede, sin apagar todo a la vez.

Lo que pide la ley sobre el registro

La Ley 2466 de 2025 obliga a llevar un registro del trabajo suplementario de cada trabajador, con nombre, actividad y horas diurnas y nocturnas, y a entregarlo al trabajador que lo pida junto con el soporte del pago (artículo 162). Ese registro tiene que existir para todas las sedes, no solo para la principal. Un inspector del Ministerio del Trabajo en Cali puede pedir el registro de la sede de Cali aunque la nómina se haga en Bogotá.

Cómo lo resuelve un sistema de control de asistencia

Time Dalton es multiempresa y multisede: cada sede tiene sus turnos, su rol semanal, sus tolerancias, sus festivos y su geocerca (círculo, polígono o perímetros), además de red autorizada por IP. Se marca en un kiosko con tablet o desde la app del colaborador, con foto, prueba de vida y cotejo facial 1:1 contra la foto de referencia, y si se cae internet las marcaciones quedan en cola y se sincronizan sin duplicarse. Los supervisores ven solo sus sedes, el panel muestra en tiempo real quién llegó en cada una y la bitácora no se edita.

En Colombia Time Dalton no liquida la nómina: la asistencia aprobada de todas las sedes se exporta a Excel o por API a tu sistema de nómina. Revisa la página de control de asistencia en Colombia o prueba la demo con una empresa de ejemplo.