Inspección de la STPS: qué documentos de asistencia te pueden pedir

Cuando llega un citatorio de la Secretaría del Trabajo y Previsión Social (STPS), lo primero que hace la mayoría de las empresas es buscar carpetas. Y casi siempre falta algo de jornada: el rol de turnos del año pasado, las horas extra de una sede o las listas de asistencia que «tenía el supervisor anterior».

Esta nota explica cómo funciona una inspección federal del trabajo, qué puede pedir el inspector sobre jornada y asistencia y cómo se calculan las multas, con el Reglamento General de Inspección del Trabajo y Aplicación de Sanciones y la Ley Federal del Trabajo (LFT) vigentes.

Tipos de inspección

El reglamento distingue dos grandes tipos:

Para las ordinarias, el artículo 29 del reglamento dice que el citatorio debe indicar el día y la hora de la visita, el tipo de inspección, el número de orden y un listado de los documentos que deberás exhibir, los aspectos a revisar y su fundamento. Ese listado es tu guía: prepara exactamente lo que pide.

Las extraordinarias son las que sorprenden. Una queja de un extrabajador por horas extra no pagadas puede detonar una visita sin aviso.

Cómo transcurre la visita

• El inspector debe entregar la orden escrita con firma autógrafa y mostrar credencial vigente con fotografía (artículo 29 del reglamento y artículo 542 de la LFT).
• Debes permitir el acceso y dar las facilidades para la inspección (artículo 30 del reglamento y artículo 132, fracción XXIV, de la LFT).
• Puede entrevistar a trabajadores, incluso por separado, y sus respuestas van en un apartado del acta (artículo 33).
• De todo se levanta acta circunstanciada, con dos testigos que propone el patrón o, si se niega, el inspector.
• Puedes subsanar hechos durante la visita y que se asiente en el acta (artículo 34).
• Tienes cinco días después del acta para formular observaciones y ofrecer pruebas por escrito (artículo 35).

Qué revisan en jornada y asistencia

El artículo 541 de la LFT faculta a los inspectores para exigir la presentación de libros, registros u otros documentos a que obliguen las normas de trabajo. En materia de tiempo, lo que la ley te obliga a llevar o a cumplir es:

El registro electrónico es la novedad de la reforma de mayo de 2026: el patrón debe registrar electrónicamente la jornada de cada persona y proporcionarlo a la autoridad cuando se le requiera. Las disposiciones de la STPS que definen a quién aplica entran en vigor el 1 de enero de 2027 y, al 8 de octubre de 2026, no localizamos su publicación en el DOF. Revisamos el estado en reforma de 40 horas y las reglas de conservación en obligaciones del patrón con el registro de asistencia.

Si el centro de trabajo además tiene factores de riesgo psicosocial por jornadas largas, la revisión de la NOM-035 se cruza con estos mismos registros; lo vimos en NOM-035 y la jornada laboral.

Cómo se calculan las multas

Las multas de la LFT se expresan en Unidades de Medida y Actualización (UMA). La UMA diaria vigente desde el 1 de febrero de 2026 es de $117.31, según el INEGI. Las que más tocan a la jornada:

Lo que más encarece la multa está en el artículo 992:

• Se impone una sanción por cada trabajador afectado. Si 30 personas trabajaron más de la jornada legal, no es una multa, son 30.
• La reincidencia duplica la multa anterior, si se repite la infracción al mismo precepto dentro de dos años.
• Para graduarla se considera la intención, la gravedad, los daños, la capacidad económica y la reincidencia.

Un ejemplo: si en una sede se acredita que 30 personas no tuvieron su día de descanso semanal y la autoridad impone el mínimo de 50 UMA por persona, son 1,500 UMA, unos $175,965. Con el máximo de 250 UMA, $879,825.

Cómo prepararte antes de que llegue el citatorio

1. Arma una carpeta por sede con el rol de turnos vigente, el horario de cada puesto y los descansos.
2. Ten a la mano los registros de asistencia de al menos el último año, exportables por persona y por periodo.
3. Concilia horas extra contra nómina: que lo registrado coincida con lo pagado.
4. Revisa los topes: nadie arriba de las horas extra permitidas ni sin su día de descanso.
5. Documenta el acuerdo con cada trabajador sobre el registro electrónico, porque así hace prueba plena.
6. Designa a quien atiende la visita y explícale sus derechos: pedir la orden, verificar la credencial, proponer testigos, revisar el acta.

El registro que se entrega en minutos

En una inspección, la diferencia está en poder sacar el dato que pide el inspector en ese momento, de cualquier sede y cualquier mes. Un reloj checador como Time Dalton registra cada marcación de forma electrónica, en kiosko o en la app, con foto y hora del servidor; las marcaciones no se editan ni se borran, sólo se anulan o agregan con motivo, y todo queda en una bitácora. Tienes más de 20 reportes exportables a Excel: asistencia por periodo, horas extra, tardanzas y faltas por sede. Time Dalton no emite reportes oficiales de la STPS; lo que te da es el registro ordenado para responder.

Para medir cuánto tiempo pierde hoy tu equipo armando esos reportes a mano, usa la calculadora de tiempo de captura de asistencia. Y para ver los reportes con datos de ejemplo, prueba la demo.