Sedes en David, Santiago y Chitré: un solo reloj marcador para todas

Una cadena de tiendas, una distribuidora o una red de clínicas que crece fuera de la capital suele hacerlo en el mismo orden: primero David, luego Santiago, después Chitré o Las Tablas. Cada sucursal tiene su encargado, su horario y, casi siempre, su propia forma de llevar la asistencia. Una usa un libro de firmas, otra un Excel que se manda por correo el día 13 y la tercera depende de lo que recuerde el supervisor. En la capital, RR. HH. recibe tres formatos distintos y tiene un par de días para convertirlos en planilla. Esta guía explica qué reglas son iguales en todo el país, qué cambia por región y cómo unificar el registro.

Mismo Código de Trabajo en todas las sedes

El Código de Trabajo se aplica igual en Chiriquí, Veraguas, Herrera o Panamá. Para la asistencia eso significa que en todas las sucursales rigen:

• Los mismos períodos y máximos de jornada: diurna de 8 horas y 48 semanales, nocturna de 7 y 42, mixta de 7 y media y 45 (arts. 30 y 31).
• Los mismos recargos de horas extra (25, 50 y 75 %) y el mismo tope de 3 por día y 9 por semana (arts. 33 y 36), que explicamos en la guía de jornada y horas extra en Panamá.
• Los mismos recargos por domingo (50 %, art. 48) y por fiesta o duelo nacional (150 %, art. 49).
• La misma obligación de pagar en períodos que no excedan una quincena (art. 148).

Si en David se paga el domingo con recargo y en Chitré no, la diferencia no es regional: es un error que alguien puede reclamar.

Lo que sí puede cambiar por región

El salario mínimo. El artículo 173 lo define como la cantidad menor que debe pagarse, fijada por unidad de tiempo para la región, actividad o profesión de que se trate, y el artículo 174 manda fijarlo por decreto del Ejecutivo por lo menos cada dos años. Antes de definir salarios en una sucursal nueva, revisa con tu asesor laboral el decreto vigente para esa región y actividad.

Las fiestas locales. Las fiestas patronales y los festivales del interior son parte de la vida de cada pueblo, pero solo son días de descanso obligatorio pagado los de fiesta o duelo nacional del artículo 46 (por ejemplo, el 10 de noviembre, Primer Grito de Independencia, y el 28 de noviembre) y los que decrete el Ejecutivo. Si una sucursal da libre una fiesta local, registra ese día como permiso con goce. Si no lo haces, el sistema lo verá como una falta colectiva. El calendario nacional está en la nota sobre días de fiesta y duelo nacional.

Los problemas de llevar cada sede por separado

Llevar la asistencia sucursal por sucursal genera cuatro problemas que se repiten:

1. Formatos distintos. Una sede anota horas, otra solo «asistió» o «faltó». Las horas extra de la segunda no se pueden calcular.
2. Retraso. El artículo 37 exige incluir en cada pago las horas extra trabajadas hasta cinco días laborables antes. Si el Excel de Santiago llega el día antes del pago, ese plazo ya se rompió.
3. Criterios distintos. Un encargado tolera 10 minutos de tardanza, otro ninguno. Sin una política común, el trato es desigual entre sedes.
4. Un registro que no aguanta una inspección. El artículo 128, numeral 11, exige un registro por trabajador con horas, horas extra y vacaciones, sujeto a inspección en cualquier momento. Las direcciones regionales del MITRADEL también inspeccionan. Lo explicamos en la nota sobre la inspección del MITRADEL.

Cuánto cuesta la captura manual

Un ejemplo ilustrativo: tres sucursales de 25 personas cada una. Si RR. HH. dedica 6 horas por sede en cada quincena a revisar y pasar la asistencia, son 18 horas por quincena y 36 al mes. Con un costo de B/. 8.00 por hora de trabajo de RR. HH., son B/. 288.00 al mes, sin contar los errores que se pagan de más o los reclamos por lo que se pagó de menos. Puedes hacer el cálculo con tus propios números en la calculadora del tiempo de captura manual.

Cómo unificar el registro sin perder lo local

Lo que funciona en empresas con sedes en el interior:

• Un punto de marcación por sede, con el mismo sistema en todas. El encargado local sigue viendo a su equipo, pero los datos llegan al mismo lugar.
• Una política de asistencia común, con la misma tolerancia y el mismo trato de tardanzas y faltas en todas las sedes. Si no la tienes, la guía para redactar una política de asistencia da una base.
• Turnos definidos en el sistema, no en la pizarra de cada tienda.
• Revisión antes de la planilla: que el encargado de cada sede confirme las incidencias de su gente y que RR. HH. cierre después.
• Pago acorde a la zona. El artículo 151, modificado por la Ley 126 de 2020, solo permite pagar por transferencia si el trabajador puede usar una cuenta propia sin costo y hay un cajero en su área. En las sucursales urbanas suele ser sencillo; en zonas rurales hay que verificarlo.

Si tu red incluye fincas o personal en campo, revisa también la nota sobre control de asistencia en el agro de Chiriquí. Y si todavía estás en hojas de cálculo, la guía para pasar del Excel a un sistema de asistencia ayuda a hacer el cambio por etapas.

Cómo lo resuelve un sistema de asistencia

Time Dalton permite instalar un kiosko web en una tablet en cada sucursal y sumar la app del colaborador para quien trabaja fuera. La persona se identifica con su número o QR, se toma la foto con prueba de vida y el sistema la compara con su ficha (cotejo 1:1). Cada sede puede tener su geocerca, y si la conexión falla, la marca se guarda y se sube después. El panel por sede muestra en tiempo real quién llegó, quién falta y quién está en tardanza.

Los turnos, tolerancias y supervisores se asignan por sede, las ausencias se registran como incidencias y las horas extra se calculan con tope y segunda firma. Antes de cerrar la planilla, la revisión del periodo pasa por el jefe de cada persona y luego por RR. HH. Las marcaciones no se editan: se anulan con motivo y queda la bitácora. En Panamá, la nómina está integrada para todas las sedes (CSS, Seguro Educativo, ISR, décimo, vacaciones, liquidaciones, SIPE, Planilla 03 y ACH). Conoce el reloj marcador para Panamá o prueba la demo.