Acta administrativa por faltas o retardos: cómo levantarla bien

En muchas empresas mexicanas el acta administrativa es casi un ritual: llega el supervisor con un formato, lo llena con prisa, pide dos firmas de compañeros y lo archiva. Cuando ese expediente llega a un juicio laboral, la mitad de las actas no sirven: no dicen qué pasó, no tienen la versión del trabajador o se levantaron dos meses tarde.

Esta nota explica para qué sirve un acta por faltas o retardos, qué debe contener y en qué fallan las que no aguantan una revisión.

¿El acta administrativa está en la ley?

No con ese nombre. La Ley Federal del Trabajo (LFT) no regula un procedimiento de «acta administrativa». Lo que sí dice, en el artículo 423, fracción X, es que el reglamento interior de trabajo contendrá las disposiciones disciplinarias y su procedimiento, con dos reglas:

• La suspensión como medida disciplinaria no puede exceder de ocho días.
• La persona trabajadora tiene derecho a ser oída antes de que se aplique la sanción.

El acta es la manera práctica de cumplir la segunda regla y de dejar evidencia. También es la base de un despido por faltas: si después rescindes por el artículo 47, fracción X, el acta ayuda a mostrar que la persona no tenía justificación (lo explicamos en despido por faltas).

Si no tienes reglamento interior depositado ante el Centro Federal de Conciliación y Registro Laboral (artículo 424), tus sanciones descansan en el contrato y en tu política, y su respaldo es menor. Vale la pena formalizarlo.

Cuándo levantarla

Para faltas y retardos, el acta tiene sentido cuando:

• La persona faltó sin avisar y sin justificante.
• Acumula retardos por encima de lo que tu política tolera.
• Hay una falta que, sumada a otras, podría llevar a la causal de más de tres faltas en treinta días.

El plazo importa. El artículo 517 dice que prescriben en un mes las acciones del patrón para disciplinar las faltas de sus trabajadores, desde el día siguiente a que conoce la falta. Un acta por una falta de enero, levantada en abril, ya no sostiene una sanción.

Qué debe contener

Un acta útil se puede leer sola, sin que nadie la explique. Estos son los elementos mínimos:

Un ejemplo de redacción de hechos

El colaborador Juan Pérez, operador del turno matutino de 7:00 a 15:00 h en la sede Querétaro, no registró entrada ni salida los días martes 8 y jueves 10 de septiembre de 2026, según el reporte de asistencia anexo. No consta permiso ni incapacidad para esas fechas. Se le pregunta la causa y manifiesta: «Tuve un problema familiar y no avisé».

Esa redacción dice qué turno tenía, qué dice el registro, qué falta y qué respondió la persona. Es lo que necesita un juez.

Cómo conducir la reunión

1. Cita a la persona con anticipación y dile para qué es la reunión. Que no se entere al llegar.
2. Ten la evidencia impresa: reporte de asistencia del periodo, rol de turnos y, si los hay, avisos que haya mandado.
3. Explica los hechos y pregúntale la razón. Escribe su respuesta tal cual, aunque no te guste.
4. Si presenta justificante, anótalo y revísalo antes de decidir. Una incapacidad del IMSS cambia todo.
5. Decide la medida conforme a tu reglamento, o déjala para después si necesitas validar lo que dijo.
6. Firmas: la persona puede firmar «de recibido» sin aceptar los hechos. Si no quiere firmar, se asienta y firman los testigos.
7. Entrega copia al trabajador.

Qué sanciones son válidas

Para faltas y retardos, el abanico legal es corto:

• Amonestación verbal o escrita. Sin efecto económico.
• Suspensión sin goce de sueldo de uno a ocho días, si está en el reglamento interior.
• No pago del tiempo no trabajado. El día de la falta y la parte proporcional del descanso no se pagan, pero eso no es una sanción, es salario no devengado. El cálculo está en faltas injustificadas y séptimo día.

Lo que no procede es la multa: el artículo 107 prohíbe imponer multas a los trabajadores por cualquier causa. Tampoco descontar bonos «como castigo» sin que la regla del bono lo prevea desde el principio. Revisa los límites en tolerancia y retardos: qué sí se puede descontar.

Por qué tantas actas no sirven en juicio

• Se levantan tarde, cuando ya pasó el mes del artículo 517.
• No tienen la versión del trabajador, así que no acreditan que fue oído.
• Los hechos no coinciden con el registro: el acta dice que faltó el lunes y el reloj muestra una entrada.
• Los testigos no ratifican. En juicio, quien firmó como testigo puede ser llamado a declarar. Si no estuvo, el acta pierde fuerza.
• Escalan sin base: suspensiones de quince días o sanciones que el reglamento no prevé.

El registro, primero

El acta es tan buena como el registro de asistencia que la respalda. Si la falta se reconstruye de memoria o desde un Excel que se corrigió varias veces, la persona puede negar los hechos y cuesta probarlos.

Con un reloj checador como Time Dalton, las faltas y tardanzas se detectan contra el turno asignado de cada persona y puedes sacar el reporte del periodo para anexarlo al acta. Las marcaciones no se editan ni se borran: un justificante se registra como incidencia con motivo y queda en la bitácora con quién lo hizo y cuándo. El colaborador también ve sus marcaciones en la app, lo que evita discusiones sobre si llegó o no.

Para redactar las reglas de las que depende todo esto, empieza por la política de asistencia y puntualidad. Y para ver cómo se ve un reporte de faltas listo para anexar, prueba la demo.